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Dienstplanung in der Arzt- und Zahnarztpraxis: Sprechstunde, Qualifikation und Röntgen richtig planen

Aktualisiert am Redaktion Schichtplan Digital Nach fester Methodik geprüft

Die Arztpraxis und die Zahnarztpraxis sind kleine Betriebe mit einer dichten fachlichen und ordnungsrechtlichen Regeldecke. Sie sind über den Versorgungsauftrag an Mindestsprechstunden gebunden, jede Behandlung ist an eine bestimmte Qualifikation geknüpft, und rund um Röntgen, Delegation und Aufsicht gelten feste Grenzen. Wer den Dienstplan einer Praxis aufstellt, plant deshalb nicht nur eine Bedarfskurve, sondern hält gleichzeitig eine fachliche Besetzungspflicht ein — und das oft in einem sehr kleinen Team mit wenig Redundanz.

Dieser Guide führt durch die praxisgerechte Dienstplanung: vom Personalbedarf aus der Sprechstunde über die Qualifikation als Kernbedingung, das Röntgen, das Arbeitszeitrecht, Notdienst und Bereitschaft bis zum Vertragsmix, zum Tarif, zur Mitbestimmung und zum Datenschutz. Er ist als praktischer Branchen-Leitfaden gedacht und ergänzt die allgemeine Personalbedarfsplanung um die für Praxen typische Logik.

Warum die Praxis ein Sonderfall der Dienstplanung ist

Mehrere Eigenheiten machen die Praxisplanung anspruchsvoller, als sie in einem kleinen Team auf den ersten Blick wirkt:

  • Die Sprechstunde gibt den Takt vor. Der Betrieb läuft, wenn Sprechstunde ist — und der Umfang ist für Vertragsärzte gesetzlich untersetzt. Rund um die Sprechstunde liegen Vorbereitung, Nachbereitung, Labor und Dokumentation, die ebenfalls Personal binden.
  • Qualifikation entscheidet über die Einsatzfähigkeit. Nur bestimmte Aufgaben sind delegierbar, die Röntgenassistenz hängt an gültigen Kenntnissen im Strahlenschutz, und der Arztvorbehalt lässt sich durch kein Assistenzpersonal ersetzen. Der Plan hängt damit unmittelbar an der Zusammensetzung der jeweils anwesenden Kräfte.
  • Kleines Team, geringe Redundanz. Fällt in einer Praxis mit zwei bis fünf Assistenzkräften eine aus, ist die Lücke schwerer zu schließen als in einem großen Betrieb — und trifft sofort die geregelte Sprechstunde.
  • Mehrere Aufgabenbereiche gleichzeitig. Empfang, Behandlungszimmer, Labor, Abrechnung und Aufbereitung laufen parallel und müssen zeitgleich besetzt sein — ähnlich, aber kleiner als im Hotel mit seinen Abteilungen.
  • Feste Zusatzdienste. Der ärztliche Notdienst und die Bereitschaft der Vertragsärzte sind terminierte Fixpunkte, um die herum der übrige Plan gebaut wird.

Der Personalbedarf: die Sprechstunde als Taktgeber

Der Ausgangspunkt jeder Praxisplanung ist die Sprechstundenzeit. Für Vertragsärztinnen und Vertragsärzte ist ihr Mindestumfang geregelt: Bei vollem Versorgungsauftrag sind mindestens 25 Stunden pro Woche Sprechstunde für gesetzlich Versicherte anzubieten (§ 19a Abs. 1 Zulassungsverordnung für Vertragsärzte), bei reduziertem Auftrag anteilig (0,75 → 18,75 Stunden, 0,5 → 12,5 Stunden). Bestimmte grundversorgende und wohnortnahe Facharztgruppen müssen zusätzlich mindestens fünf dieser Stunden als offene Sprechstunde ohne Termin anbieten. Eingeführt hat diese Vorgaben das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) von 2019; die Kassenärztliche Vereinigung kontrolliert ihre Einhaltung.

Aus der Sprechstundenzeit ergibt sich, wann der Betrieb läuft — und daraus der Personalbedarf. Öffnungszeit und Arbeitszeit sind dabei zu trennen: Eine Praxis, die morgens und nachmittags mit einer Mittagspause geöffnet hat, deckt das über versetzte Schichten oder einen geteilten Dienst ab, nicht über durchgehende Marathon-Dienste. Mehrere Bedarfe überlagern sich:

  • Empfang und Anmeldung. Erste Anlaufstelle mit einer Morgenspitze zu Sprechstundenbeginn, einem ruhigeren Mittag und einem zweiten Andrang am Nachmittag — der Frequenzverlauf ähnelt dem Einzelhandel, hier getrieben von Terminlage und offener Sprechstunde.
  • Behandlungsassistenz. Assistenz am Patienten, Vorbereitung der Zimmer, Blutentnahme, Verbände, Injektionen nach Anordnung — gebunden an die Zahl der gleichzeitig laufenden Behandlungszimmer.
  • Labor, Aufbereitung und Hygiene. Eigenlabor, die Aufbereitung von Instrumenten und die Hygiene sind feste Aufgaben im Hintergrund, die parallel laufen und Personal binden.
  • Abrechnung und Verwaltung. Quartalsabrechnung, Dokumentation und Backoffice — oft Tagdienst, planbar außerhalb der Spitzen.

In der Zahnarztpraxis kommt die Besonderheit hinzu, dass der Bedarf stark terminbuchgetrieben ist: Jede Behandlung hat ihre Bedienzeit, Termine laufen je Behandlungseinheit (Stuhl) parallel, und die Assistenz ist eng an die Behandlung gekoppelt. Die Systematik hinter der Umrechnung von Bedarf in Kopfzahl steht in der Personalbedarfsplanung.

Qualifikation als harte Besetzungsbedingung

Der Kern der Praxisplanung ist die Qualifikation. Anders als in vielen anderen Branchen ist nicht jede Kraft für jede Aufgabe einsetzbar — und einige Tätigkeiten sind dem Arzt oder der Ärztin vorbehalten.

Wer ist wer: MFA, ZFA und weitere Rollen

  • Medizinische Fachangestellte (MFA). Bundesweit anerkannter, dreijähriger Ausbildungsberuf; sie übernehmen Empfang, Organisation, Assistenz und delegierbare medizinische Tätigkeiten. Die früher gebräuchliche Bezeichnung war Arzthelferin.
  • Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA). Das dentale Pendant zur MFA — Assistenz am Stuhl, Aufbereitung, Abrechnung und Organisation in der Zahnarztpraxis.
  • Weitergebildete Kräfte und weitere Berufe. Fortbildungen (etwa zur nicht-ärztlichen Praxisassistenz, zur Fachwirtin für ambulante medizinische Versorgung oder zur Hygienebeauftragten) und spezialisierte Rollen erweitern das, was im Plan einer einzelnen Person zugeordnet werden kann.
  • Arzt/Ärztin und Zahnarzt/Zahnärztin. Tragen die Verantwortung, halten den Arztvorbehalt und die Aufsicht und sind — als Praxisinhaber oder angestellt — selbst Teil der Besetzung.

Delegation und Arztvorbehalt

Ob und an wen ärztliche Leistungen delegiert werden, entscheidet der Arzt allein — und die Tätigkeit bleibt stets unter ärztlicher Anleitung und Verantwortung. Den Rahmen für die vertragsärztliche Versorgung setzt die Delegations-Vereinbarung (Anlage 24 zum Bundesmantelvertrag-Ärzte) zwischen der Kassenärztlichen Bundesvereinigung und dem GKV-Spitzenverband. Sie beschreibt, welche Leistungen unter welchen Voraussetzungen an qualifiziertes nicht-ärztliches Personal übertragen werden können.

Nicht delegierbar (Arztvorbehalt) sind insbesondere die Anamnese in ihrem Kern, die Indikations- und Diagnosestellung, die Aufklärung und operative Eingriffe. Delegierbar sind dagegen viele vorbereitende, technische und begleitende Tätigkeiten. Für den Dienstplan ist die Konsequenz klar: In jeder Schicht muss die richtige Qualifikationsmischung anwesend sein. Eine Aufgabe, die dem Arztvorbehalt unterliegt, kann kein noch so erfahrenes Assistenzpersonal übernehmen — und umgekehrt sollte eine teure ärztliche Arbeitskraft nicht mit rein delegierbaren Aufgaben gebunden werden.

Röntgen: die terminierte Besetzungsbedingung

Kaum ein Punkt zeigt so klar, wie Qualifikation zur Planungsgröße wird, wie das Röntgen. Die eigenverantwortliche Anwendung von Röntgenstrahlen am Menschen und die rechtfertigende Indikation sind dem Arzt oder Zahnarzt mit Fachkunde im Strahlenschutz vorbehalten. Medizinische und zahnmedizinische Fachangestellte dürfen die technische Durchführung übernehmen — aber nur, wenn sie die erforderlichen Kenntnisse im Strahlenschutz besitzen und unter Aufsicht und Verantwortung eines fachkundigen Arztes oder Zahnarztes arbeiten (§ 145 in Verbindung mit § 49 Strahlenschutzverordnung, § 74 Strahlenschutzgesetz).

Das Entscheidende für den Dienstplan ist die Gültigkeit: Fachkunde und Kenntnisse müssen mindestens alle fünf Jahre durch einen anerkannten Kurs aktualisiert werden (§ 48 Strahlenschutzverordnung für die Fachkunde, über § 49 entsprechend für die Kenntnisse). Läuft die Aktualisierung ab, darf die betreffende Person bis zur Auffrischung nicht mehr am Röntgengerät eingesetzt werden.

Weitere Pflichtnachweise: Notfall und Hygiene

Neben der Qualifikation für die eigentliche Tätigkeit stehen Nachweise, die den sicheren Praxisbetrieb absichern und die man ebenfalls terminieren sollte:

  • Notfallmanagement. Die Praxis muss auf Notfälle vorbereitet sein; regelmäßige Notfalltrainings und eine geübte Reanimation gehören zum Qualitätsmanagement der Praxis (Vorgaben der Qualitätsmanagement-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses). Ein starres bundesweites Intervall für das Team ist nicht in einem einzelnen Paragrafen festgelegt — üblich und sinnvoll ist eine jährliche Auffrischung; maßgeblich sind das Praxis-QM und die Vorgaben der Ärztekammer.
  • Erste Hilfe. Wie in jedem Betrieb sind betriebliche Ersthelfer vorzuhalten und alle zwei Jahre fortzubilden (DGUV Vorschrift 1). In der kleinen Praxis mit ständiger ärztlicher Präsenz überschneidet sich das mit der medizinischen Kompetenz, entbindet aber nicht von der formalen Ersthelfer-Ausbildung.
  • Hygiene und Medizinprodukte. Die Aufbereitung von Medizinprodukten, der Hygieneplan und die regelmäßige Unterweisung (Medizinprodukte-Betreiberverordnung, RKI-Empfehlungen, Gefahrstoffe) sind Pflicht; wer welche Aufgabe übernehmen darf, hängt an entsprechenden Schulungen.

Arbeitszeitrecht: Ruhezeit, Pausen und geteilter Dienst

Auch die Praxis unterliegt dem Arbeitszeitgesetz. Die wichtigsten Stellschrauben:

  • Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG). Werktäglich grundsätzlich acht, ausnahmsweise bis zehn Stunden, wenn im Schnitt von sechs Monaten acht Stunden nicht überschritten werden. Lange Sprechstundentage mit zusätzlichem Notdienst können hier anstoßen.
  • Ruhepausen (§ 4 ArbZG). 30 Minuten bei mehr als sechs, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden, teilbar in Blöcke von mindestens 15 Minuten. Die Pause muss im Voraus feststehen und darf keine Bereitschaft am Empfang sein — mehr dazu im Ratgeber zur Pausenregelung.
  • Ruhezeit (§ 5 ArbZG). Grundsätzlich elf Stunden zwischen zwei Diensten. Die Verkürzung auf zehn Stunden gegen Ausgleich (§ 5 Abs. 2) gilt für Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen — worunter Arztpraxen überwiegend gefasst werden — ist aber im Tagesbetrieb selten nötig und wird vor allem rund um Notdienst und Bereitschaft relevant.

Die typische Mittagspause vieler Praxen macht den Tag zum geteilten Dienst: zwei Arbeitsblöcke mit einer längeren unbezahlten Unterbrechung dazwischen. Das ist zulässig, sollte aber vertraglich sauber vereinbart und fair begrenzt sein (Dienstspanne deckeln, Wege und Wünsche beachten), damit die lange Anwesenheit am Tag nicht zum Belastungs- und Fluktuationstreiber wird.

Notdienst, Bereitschaft und Sonntagsarbeit

Der ärztliche Notdienst (Bereitschaftsdienst außerhalb der Sprechstundenzeiten, erreichbar über die 116117) wird von den Kassenärztlichen Vereinigungen organisiert, die den Sicherstellungsauftrag tragen (§ 75 SGB V). Grundsätzlich ist jede Vertragsärztin und jeder Vertragsarzt zur Teilnahme verpflichtet; eine Befreiung kommt nur aus schwerwiegenden Gründen in Betracht. Der Notdienst ist damit für die betroffenen Ärzte ein fest zugeteilter, im Voraus bekannter Termin — der Fixpunkt, um den herum die übrige Woche geplant wird.

Ob und wie eine Praxis dafür eigenes Assistenzpersonal einsetzt, ist eine Frage der betrieblichen Organisation, keine gesonderte gesetzliche Pflicht der MFA. Wird Personal zum Dienst herangezogen, gelten die normalen Regeln: Bereitschaftsdienst zählt in aller Regel voll als Arbeitszeit, die Rufbereitschaft dagegen grundsätzlich als Ruhezeit; wer aus dem Frei einspringt, tut das freiwillig, solange keine vergütete Bereitschaft vereinbart ist.

Für die Sonn- und Feiertagsarbeit gilt: Der Grundsatz ist das Verbot (§ 9 ArbZG). § 10 Abs. 1 Nr. 3 ArbZG lässt Arbeiten in Behandlungseinrichtungen ausnahmsweise zu — aber nur, soweit sie nicht an Werktagen erledigt werden können. Die normale Sprechstunde erfüllt das nicht; ein regulärer Sonntagsbetrieb mit angestelltem Personal ist daher grundsätzlich nicht zulässig. Der realistische Fall ist der über den Notdienst gedeckte Einsatz. Wird an einem Sonntag gearbeitet, greifen der Ersatzruhetag (§ 11) und die mindestens 15 beschäftigungsfreien Sonntage im Jahr; mehr dazu im Ratgeber zur Feiertagsarbeit. Ein Zuschlag ist steuerlich begünstigt (§ 3b EStG), gesetzlich aber nicht zwingend — die drei Fragen Erlaubnis, Ausgleich und Zuschlag sind getrennt zu beantworten (siehe Zuschläge).

Vertragsmix und Tarif

Der Personalbedarf einer Praxis lässt sich selten allein mit Vollzeitkräften decken — die Spitzen am Morgen und am späten Nachmittag, die Mittagslücke und die Vertretung bei Ausfällen verlangen einen bewussten Mix.

  • Vollzeit-Kern. Erfahrene MFA oder ZFA, die den Betrieb tragen, die Einarbeitung leisten und die Leitungs- und Aufsichtsaufgaben übernehmen.
  • Teilzeit. Häufig das Rückgrat der Praxis, oft aus familiären Gründen — mit Anspruch nach § 8 Teilzeit- und Befristungsgesetz und dem Verbot der Schlechterstellung (§ 4 TzBfG). Details im Ratgeber zu Teilzeit, Minijob und Arbeit auf Abruf.
  • Minijob und Arbeit auf Abruf. Für Randzeiten und Empfang. Die Minijob-Grenze liegt 2026 bei 603 € (2027: 633 €), und bei Abrufarbeit gelten die 4-Tage-Ankündigungsfrist, der 3-Stunden-Mindestabruf und die 20-Stunden-Falle des § 12 TzBfG.
  • Auszubildende. MFA- und ZFA-Ausbildung prägen viele Praxen. Für unter 18-Jährige gilt der Jugendarbeitsschutz (keine Verlängerung auf zehn Stunden, Nachtruhe, Berufsschulzeiten als Arbeitszeit und Sperrzeit) — und die Berufsschule gehört in den Plan.

Für die Vergütung gibt es Tarifverträge, die aber nicht allgemeinverbindlich sind: Der Gehaltstarifvertrag für MFA wird zwischen der Arbeitgeberseite (AAA) und dem Verband medizinischer Fachberufe (VmF) geschlossen, der für ZFA zwischen AAZ und VmF. Sie binden unmittelbar nur die jeweiligen Mitglieder — viele Arbeitsverträge verweisen aber auf den Tarif, sodass er faktisch zum Bezugsmaßstab wird. Der ZFA-Tarif gilt zudem nur regional, nicht bundesweit. Der gesetzliche Mindestlohn (13,90 € 2026, 14,60 € 2027) ist die Untergrenze, die in jedem Fall gilt — auch dort, wo kein Tarif greift.

Ausfälle auffangen: kleines Team, wenig Puffer

Die größte Schwäche der Praxisplanung ist die geringe Redundanz. Eine kurzfristige Krankmeldung trifft in einem Fünf-Personen-Team sofort die geregelte Sprechstunde — und je spezieller die fehlende Qualifikation (Röntgen, Labor, bestimmte Assistenz), desto schwerer die Lücke zu schließen. Wirksame Hebel:

  • Reserve bewusst einplanen. Ein Springer- oder Reservepool — bei Praxisverbünden oder MVZ auch standortübergreifend — fängt Ausfälle auf, ohne dass die Sprechstunde kippt. Der übliche Reservebedarf liegt bei rund 15 bis 20 Prozent.
  • Offene Schicht gezielt ausschreiben. Eine frei werdende Schicht per App an die Kräfte mit passender Qualifikation ausschreiben ist schneller und fairer als die Telefonkette — und stellt sicher, dass die Röntgenassistenz oder das Labor wieder besetzt ist.
  • Vertretung vorbereiten. Wer welche Aufgabe übernehmen kann, gehört in die Qualifikationsmatrix; so ist im Ausfall sofort sichtbar, wer einspringen darf, statt improvisiert umzuplanen.

Mitbestimmung und Datenschutz

Die meisten Praxen sind klein. Ein Betriebsrat setzt in der Regel mindestens fünf ständige wahlberechtigte Beschäftigte voraus (§ 1 Betriebsverfassungsgesetz) und ist deshalb in vielen Praxen nicht vorhanden. Wo es einen gibt, ist die Lage und Verteilung der Arbeitszeit mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG), ebenso Über- und Kurzarbeit (Nr. 3) und die Einführung technischer Systeme, die zur Überwachung geeignet sind (Nr. 6). Klare, im Voraus vereinbarte Planungsregeln — idealerweise in einer Betriebsvereinbarung — schaffen auch ohne Betriebsrat Verlässlichkeit im Team.

Beim Datenschutz ist die Praxis ein Sonderfall: Patientendaten sind besondere personenbezogene Daten nach Art. 9 DSGVO, und die ärztliche Schweigepflicht ist strafbewehrt (§ 203 StGB). Für die Dienstplanung heißt das eine saubere Trennung: Patientendaten gehören ins Praxisverwaltungssystem, nicht in den Dienstplan. Der Plan selbst folgt der Datenminimierung — kein Abwesenheitsgrund und keine Gesundheitsinformation am Aushang oder in offen einsehbaren Notizen. Mehr dazu im Ratgeber zum Datenschutz bei Dienstplan und Zeiterfassung.

Was Dienstplansoftware leisten kann — und was nicht

Zum Schluss die ehrliche Einordnung. Schichtplan Digital ist kein Praxisverwaltungssystem. Die Patientenakte, die Abrechnung, das Terminbuch und die medizinische Dokumentation laufen über das Praxisverwaltungssystem — eine Dienstplansoftware ersetzt das nicht und greift auf keine Patientendaten zu. Sie setzt dort an, wo aus der Sprechstundenzeit, dem Terminaufkommen und den festen Diensten ein umsetzbarer, rechtssicherer und fairer Personalplan werden muss:

  • Bereiche getrennt planen — Empfang, Behandlungsassistenz, Labor und Aufbereitung, Abrechnung und Notdienst als eigene Bedarfe abbilden und über mehrfach einsetzbare Kräfte verzahnen.
  • Qualifikation als harte Bedingung — MFA oder ZFA, gültige Kenntnisse im Strahlenschutz mit der Fünf-Jahres-Aktualisierung, Notfall- und Hygieneschulung, Leitungs- und Aufsichtsrolle je Schicht prüfen und mit Ablaufwarnung führen, sodass nie eine Sprechstunde ohne die geforderte Besetzung steht.
  • Regelprüfung automatisch — die Ruhezeit (gerade nach Notdienst und langem Tag), die Pausen und die Höchstarbeitszeit schon beim Planen prüfen; die 15 Freisonntage und Ersatzruhetage nachhalten.
  • Ausfälle geordnet auffangen — offene Schichten gezielt an qualifizierte Kräfte per App ausschreiben, den Wunschdienstplan und die Verfügbarkeiten berücksichtigen und die Zeiterfassung als Basis für Lohnexport und Auswertung liefern.

Das Praxisverwaltungssystem sichert die Versorgung und die Dokumentation, die Dienstplanung sichert die richtige Besetzung zur richtigen Zeit — und stellt sicher, dass in jeder Sprechstunde die geforderte Qualifikation mit gültigen Nachweisen am Platz ist. Wer noch am Anfang steht, findet die Grundlagen im Ratgeber Dienstplan erstellen; wer bisher mit Tabellen plant, im Beitrag zur Excel-Vorlage und ihren Grenzen.

Häufige Fragen

Welche Aufgaben dürfen an MFA und ZFA delegiert werden — und welche nicht?

Der Arzt oder die Ärztin darf ärztliche Leistungen an qualifiziertes nicht-ärztliches Personal delegieren, entscheidet aber allein, ob und an wen — und die Tätigkeit bleibt stets unter ärztlicher Anleitung und Verantwortung. Den Rahmen für die vertragsärztliche Versorgung setzt die Delegations-Vereinbarung (Anlage 24 zum Bundesmantelvertrag-Ärzte zwischen KBV und GKV-Spitzenverband). Nicht delegierbar (Arztvorbehalt) sind insbesondere die Anamnese im Kern, die Indikations- und Diagnosestellung, die Aufklärung und operative Eingriffe. Delegierbar sind dagegen viele vorbereitende, technische und begleitende Tätigkeiten — Blutentnahme, Verbände, Injektionen nach Anordnung, Labor, Terminorganisation. Für den Dienstplan heißt das: In jeder Schicht muss die richtige Qualifikationsmischung anwesend sein, denn eine Aufgabe, die dem Arztvorbehalt unterliegt, kann kein noch so erfahrenes Assistenzpersonal übernehmen.

Wer darf am Röntgengerät arbeiten und assistieren?

Die eigenverantwortliche Anwendung von Röntgenstrahlen am Menschen und die rechtfertigende Indikation sind dem Arzt oder Zahnarzt mit Fachkunde im Strahlenschutz vorbehalten. Medizinische und zahnmedizinische Fachangestellte dürfen die technische Durchführung übernehmen, wenn sie die erforderlichen Kenntnisse im Strahlenschutz besitzen und unter Aufsicht und Verantwortung eines fachkundigen Arztes oder Zahnarztes tätig werden (§ 145 in Verbindung mit § 49 Strahlenschutzverordnung, § 74 Strahlenschutzgesetz). Entscheidend für die Planung ist die Gültigkeit: Fachkunde und Kenntnisse müssen mindestens alle fünf Jahre durch einen anerkannten Kurs aktualisiert werden (§ 48, für die Kenntnisse entsprechend § 49 StrlSchV). Läuft die Aktualisierung ab, darf die betreffende Person bis zur Auffrischung nicht mehr am Röntgengerät eingesetzt werden — eine harte, terminierte Besetzungsbedingung.

Wie viele Sprechstunden muss eine Praxis anbieten — und was bedeutet das für die Planung?

Vertragsärztinnen und Vertragsärzte mit vollem Versorgungsauftrag müssen mindestens 25 Stunden pro Woche Sprechstunden für gesetzlich Versicherte anbieten (§ 19a Abs. 1 Zulassungsverordnung für Vertragsärzte); bei reduziertem Auftrag anteilig (0,75 → 18,75 Stunden, 0,5 → 12,5 Stunden). Bestimmte grundversorgende und wohnortnahe Facharztgruppen müssen zusätzlich mindestens fünf dieser Stunden als offene Sprechstunde ohne Termin anbieten. Eingeführt hat das das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) 2019; die Kassenärztliche Vereinigung kontrolliert die Einhaltung. Für den Dienstplan ist die Sprechstundenzeit der Taktgeber: Sie legt fest, wann und wie lange der Betrieb läuft, und daraus ergibt sich, wann wie viel Assistenzpersonal am Empfang, im Behandlungszimmer und im Labor gebraucht wird.

Gilt in der Praxis die verkürzte Ruhezeit von zehn Stunden?

Die elfstündige Ruhezeit darf nach § 5 Abs. 2 ArbZG in Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen auf zehn Stunden verkürzt werden, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird. Arztpraxen werden überwiegend als solche Behandlungseinrichtungen verstanden, sodass die Verkürzung grundsätzlich in Betracht kommt — anders als etwa im Einzelhandel oder im Friseursalon. Sicher ist das aber nicht in jedem Fall gerichtlich geklärt, und praktisch ist die Verkürzung im reinen Tagesbetrieb einer Praxis selten nötig. Relevanter wird die Ruhezeit rund um Notdienst und Bereitschaft: Nach einem langen Dienst müssen die vollen elf (oder ausgeglichen zehn) Stunden liegen, bevor die nächste Frühschicht beginnt.

Darf eine Praxis an Sonn- und Feiertagen Personal einsetzen?

Der Grundsatz ist das Beschäftigungsverbot an Sonn- und Feiertagen (§ 9 ArbZG). § 10 Abs. 1 Nr. 3 ArbZG lässt Arbeiten in Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen ausnahmsweise zu — allerdings nur, soweit sie nicht an Werktagen erledigt werden können. Für die normale Sprechstunde trifft das nicht zu, sie lässt sich an Werktagen abbilden; ein regulärer Sonntagsbetrieb mit angestelltem Personal ist daher grundsätzlich nicht zulässig. Der realistische Fall ist der ärztliche Notdienst beziehungsweise Bereitschaftsdienst, der über den Notdienst-Tatbestand gedeckt ist. Wird an einem Sonntag gearbeitet, greifen der Ersatzruhetag (§ 11) und die mindestens 15 beschäftigungsfreien Sonntage im Jahr; ein Zuschlag ist steuerlich begünstigt (§ 3b EStG), gesetzlich aber nicht zwingend geschuldet.

Kann eine Dienstplansoftware die Praxisplanung übernehmen?

Sie übernimmt die Personalplanung, nicht die Praxisverwaltung. Das Praxisverwaltungssystem führt die Patientenakte, die Abrechnung, das Terminbuch und die medizinische Dokumentation — eine Dienstplansoftware wie Schichtplan Digital ersetzt das nicht und greift auf keine Patientendaten zu. Sie ist aber das Werkzeug, um aus der Sprechstundenzeit, dem Terminaufkommen und den festen Diensten einen umsetzbaren, rechtssicheren und fairen Personalplan zu machen: die Qualifikation — MFA oder ZFA, gültige Kenntnisse im Strahlenschutz, Notfall- und Hygieneschulung, Leitungs- und Aufsichtsrolle — als harte Bedingung je Schicht prüfen und mit Ablaufwarnung führen, die Ruhezeit und die Pausen automatisch kontrollieren, den Vertragsmix aus Vollzeit, Teilzeit, Minijob und Auszubildenden mit seinen Grenzen abbilden, Ausfälle über einen Springerpool auffangen und die Zeiterfassung als Basis für Lohnexport und Auswertung liefern. So steht in jeder Sprechstunde die richtige Besetzung mit der geforderten Qualifikation.