Krankmeldung im Schichtbetrieb: Pflichten, Entgeltfortzahlung und Plan B bei kurzfristigem Ausfall

Der Ernstfall: 5:40 Uhr, die Frühschicht beginnt um 6

Kein Ereignis bringt einen Dienstplan so zuverlässig durcheinander wie die kurzfristige Krankmeldung. Anders als Urlaub ist sie nicht planbar, trifft oft die ohnehin knapp besetzte Schicht — und wirft innerhalb von Minuten gleich drei Fragen auf: Was muss der erkrankte Mitarbeiter jetzt tun? Was muss der Betrieb zahlen und buchen? Und wer übernimmt die Schicht? Die gute Nachricht: Für alle drei Fragen gibt es klare Regeln — und für die dritte einen erprobten Prozess.

Pflichten des Mitarbeiters: Anzeige und Nachweis (§ 5 EFZG)

Das Entgeltfortzahlungsgesetz unterscheidet zwei Pflichten, die oft verwechselt werden — mit unterschiedlichen Konsequenzen bei Verstößen:

• Anzeigepflicht (ab Tag 1): Die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer sind dem Arbeitgeber unverzüglich mitzuteilen — im Schichtbetrieb also vor Beginn der geplanten Schicht, nicht erst im Laufe des Tages. Wie gemeldet wird (Anruf beim Schichtleiter, Nachricht, App), darf der Arbeitgeber vorgeben. Eine Diagnose muss der Mitarbeiter nicht nennen — nur die Tatsache der Arbeitsunfähigkeit und wie lange sie voraussichtlich dauert. Wer die Anzeige verschleppt, riskiert eine Abmahnung — auch wenn er tatsächlich krank ist.
• Nachweispflicht (ab Tag 4): Dauert die Erkrankung länger als drei Kalendertage, muss spätestens am vierten Tag eine ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit vorliegen. Der Arbeitgeber darf das Attest auch schon ab dem ersten Krankheitstag verlangen — generell per Arbeitsvertrag oder im Einzelfall, ohne das begründen zu müssen. Fehlt der Nachweis, darf die Entgeltfortzahlung bis zur Vorlage verweigert werden.

eAU: Der „gelbe Schein" kommt elektronisch

Seit 2023 erhalten gesetzlich Versicherte keine Papier-AU mehr für den Arbeitgeber. Stattdessen meldet die Arztpraxis die Arbeitsunfähigkeit an die Krankenkasse, und der Arbeitgeber ruft die eAU elektronisch ab — Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter sich krankgemeldet hat, denn ohne Anzeige weiß der Betrieb nicht, dass es etwas abzurufen gibt. Die Anzeigepflicht bleibt also der Dreh- und Angelpunkt. Papier-Bescheinigungen gibt es weiterhin bei privat Versicherten, Erkrankungen im Ausland und Minijobs in Privathaushalten.

Seit Ende 2023 ist außerdem die telefonische Krankschreibung dauerhaft möglich: Bei leichten Erkrankungen können Ärzte bekannte Patienten ohne Praxisbesuch für bis zu fünf Kalendertage krankschreiben; für eine Verlängerung ist eine persönliche oder Video-Untersuchung nötig.

Entgeltfortzahlung: Was die ausgefallene Schicht kostet

Für bis zu sechs Wochen je Erkrankung zahlt der Arbeitgeber das Entgelt weiter (§ 3 EFZG), sofern das Arbeitsverhältnis mindestens vier Wochen bestanden hat. Die Höhe bestimmt das Entgeltausfallprinzip (§ 4 EFZG): Der Mitarbeiter erhält, was er verdient hätte, wenn er gearbeitet hätte. Im Schichtbetrieb heißt das konkret:

• Maßgeblich ist der Dienstplan, wie er bei Beginn der Arbeitsunfähigkeit stand. Stand der Mitarbeiter für die Nachtschicht im Plan, wird die Nachtschicht bezahlt — der Plan darf nicht rückwirkend „gesundgeschrieben" werden, um die Fortzahlung zu drücken.
• Zuschläge zählen mit: Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge, die in den ausgefallenen Schichten angefallen wären, sind Teil der Entgeltfortzahlung. Achtung bei der Abrechnung: Die Steuerfreiheit nach § 3b EStG gilt nur für tatsächlich geleistete Arbeit — im Krankheitsfall gezahlte Zuschläge sind steuer- und beitragspflichtig. Details zu den Sätzen im Ratgeber Nacht-, Sonntags- & Feiertagszuschläge.
• Überstunden zählen nicht: Zusätzlich vergütete Überstundenarbeit bleibt bei der Entgeltfortzahlung außen vor (§ 4 Abs. 1a EFZG).

Krankheit und Arbeitszeitkonto: keine Minusstunden

Auf dem Arbeitszeitkonto wird für Krankheitstage die geplante Soll-Zeit gutgeschrieben — der Saldo bleibt, wie er ohne die Erkrankung gewesen wäre. Ausgefallene Schichten als Minusstunden zu buchen oder Nacharbeit zu verlangen, ist unzulässig: Beides würde die gesetzliche Entgeltfortzahlung faktisch aushebeln. Ein sauber geführtes digitales Konto erledigt diese Gutschrift automatisch, sobald die Abwesenheit als „krank" erfasst ist — und verhindert damit den häufigsten Abrechnungsfehler bei Krankheit im Schichtbetrieb.

Wer organisiert die Vertretung? Der Arbeitgeber — nicht der Kranke

Ein hartnäckiger Irrglaube in Schichtbetrieben lautet: „Wer ausfällt, sorgt für Ersatz." Rechtlich ist das klar falsch. Die Personalplanung ist Teil des Betriebsrisikos des Arbeitgebers — der erkrankte Mitarbeiter schuldet die unverzügliche Krankmeldung, mehr nicht. Er muss weder Kollegen abtelefonieren noch einen Tausch einfädeln. Auch ständige Erreichbarkeit im Krankenstand darf nicht verlangt werden; zumutbar sind allenfalls kurze, dringende Rückfragen — etwa zu einer Übergabe.

Dürfen Kollegen aus dem Frei geholt werden?

Die zweite Front im Ausfall-Chaos: das Team. Ist der Dienstplan verbindlich bekannt gegeben, dürfen Mitarbeiter auf ihre freien Tage vertrauen — private Pläne genießen Schutz. Einseitig per Direktionsrecht aus dem Frei holen kann der Arbeitgeber niemanden; das geht nur in echten Notfällen, also bei unvorhersehbaren Ereignissen mit drohenden erheblichen Schäden für Betrieb oder Dritte. Der Krankheitsausfall einzelner Kollegen oder dauerhafter Personalmangel genügt dafür nach der Rechtsprechung nicht — eine Abmahnung wegen „Nicht-Einspringens" ist in solchen Fällen regelmäßig unwirksam, und in der Freizeit muss niemand dienstliche Anrufe annehmen. Besteht ein Betriebsrat, ist er bei kurzfristigen Planänderungen zusätzlich zu beteiligen (§ 87 Abs. 1 Nr. 2, 3 BetrVG). Was bei Änderungen des laufenden Plans generell gilt, erklärt der Ratgeber Dienstplan kurzfristig ändern.

Plan B: Ausfälle abfangen, bevor sie zum Notfall werden

Ob eine Krankmeldung um 5:40 Uhr Hektik oder Routine auslöst, entscheidet sich lange vorher. Vier Bausteine machen den Unterschied:

• Klarer Meldeweg: Eine feste Regel, bei wem und wie krankgemeldet wird (z. B. Anruf beim Schichtleiter bis spätestens Schichtbeginn, ersatzweise definierter Kanal) — schriftlich fixiert und allen bekannt. So geht keine Meldung im Team-Chat unter.
• Springer-Pool und Qualifikationen: Wer kann welche Position übernehmen? Eine gepflegte Übersicht über Qualifikationen und hinterlegte Verfügbarkeiten verwandelt die Telefonkette in eine gezielte Anfrage an die drei Personen, die tatsächlich infrage kommen.
• Offene Schichten statt Telefonkette: In einer Dienstplan-App wird die verwaiste Schicht als offene Schicht ausgeschrieben; qualifizierte, verfügbare Mitarbeiter erhalten eine Push-Benachrichtigung und können sich per Klick bewerben. Anbieter wie Aplano bilden genau diesen Ablauf ab: Krankmeldung erfassen, betroffene Schichten freigeben, Vertretung bestätigen — und das Arbeitszeitkonto wie die Lohnabrechnung buchen den Krankheitstag automatisch korrekt.
• Grenzen im Blick behalten: Wer einspringt, bleibt an das Arbeitszeitgesetz gebunden — elf Stunden Ruhezeit und die Höchstarbeitszeit gelten auch bei Vertretungen. Gute Software warnt bei Konflikten automatisch; die Regeln im Detail stehen im Ratgeber Arbeitszeitgesetz bei Schichtarbeit.

Kurz: Die Rechtslage nimmt dem Betrieb die Illusion, Ausfälle auf Mitarbeiter abwälzen zu können — und macht einen belastbaren Vertretungsprozess damit zur Chefsache. Welche Software diesen Prozess am besten unterstützt, zeigt der Dienstplan-Software-Vergleich.