Dienstplanung in der Apotheke: Dienstbereitschaft, Notdienst und Qualifikation richtig planen

Die Apotheke ist ein kleiner Betrieb mit einer außergewöhnlich dichten Regeldecke. Sie ist gesetzlich zur ständigen Versorgung der Bevölkerung verpflichtet, sie muss auch nachts und am Sonntag im Rahmen des Notdienstes erreichbar sein, und jede Arzneimittelabgabe ist an eine bestimmte Qualifikation und an die Aufsicht eines Apothekers gebunden. Wer den Dienstplan einer Apotheke aufstellt, plant deshalb nicht nur eine Bedarfskurve, sondern hält gleichzeitig eine ordnungsrechtliche Besetzungspflicht und einen fest zugeteilten Notdienst ein — und das oft über mehrere Filialen mit einem knappen Angebot an approbierten Kräften und PTA.

Dieser Guide führt durch die apothekengerechte Dienstplanung: von den parallelen Bedarfsbereichen über die Qualifikationshierarchie als Kernbedingung, die persönliche Leitung, den Notdienst und das Arbeitszeitrecht bis zum Filialverbund, zum Vertragsmix und zur Apothekenreform 2026. Er ist als praktischer Branchen-Leitfaden gedacht und ergänzt die allgemeine Personalbedarfsplanung um die für Apotheken typische Logik.

Warum die Apotheke ein Sonderfall der Dienstplanung ist

Mehrere Eigenheiten machen die Apothekenplanung anspruchsvoller, als sie in einem kleinen Team auf den ersten Blick wirkt:

• Dienstbereitschaft ist Pflicht, nicht Entscheidung. Die Apotheke muss versorgen — auch nachts, sonntags und feiertags im Rahmen des von der Kammer zugeteilten Notdienstes. Dieser Termin steht fest und ist der Fixpunkt, um den herum der übrige Plan gebaut wird.
• Qualifikation entscheidet über die Einsatzfähigkeit. Nur bestimmte Qualifikationen dürfen Arzneimittel abgeben, und pharmazeutische Tätigkeiten brauchen die Aufsicht eines Apothekers. Der Plan hängt damit unmittelbar an der Zusammensetzung der jeweils anwesenden Kräfte.
• Der Leiter muss präsent sein. Der Apothekenleiter hat die Apotheke persönlich zu leiten; seine Vertretung ist nur eng begrenzt möglich. Das schränkt die freie Verplanbarkeit gerade in kleinen Teams deutlich ein.
• Kleines Team, geringe Redundanz. Fällt in einer Zwei- bis Fünf-Personen-Offizin eine approbierte Kraft aus, ist die Lücke nicht so leicht zu schließen wie in einem großen Betrieb — der Ausfall trifft sofort die Besetzungspflicht.
• Oft ein Filialverbund. Viele Apotheken werden als Hauptapotheke mit bis zu drei Filialen geführt — mit den Folgen für eine standortübergreifende Planung, für die Filialleitung und für einen gemeinsamen Springerpool.

Der Personalbedarf: Handverkauf, Backoffice und Labor

Auch in der Apotheke gilt es, mehrere Bedarfe zu unterscheiden, die sich überlagern. Öffnungszeit und Arbeitszeit sind dabei zu trennen: Die lange Offizin-Öffnung wird über versetzte Schichten abgedeckt, nicht über Marathon-Dienste.

• Handverkauf (Offizin, HV-Tisch). Das Herzstück: Beratung und Abgabe am Kunden. Der Bedarf folgt der Kundenfrequenz mit einer Morgenspitze, einem Mittagsbereich und einem Nachmittags- bis Feierabendandrang — ähnlich der Frequenzkurve im Einzelhandel, aber mit der Auflage, dass am Tisch abgabeberechtigtes Personal stehen muss.
• Rezeptur und Labor. Herstellung von Rezepturen und Defekturen, Prüfungen — eine pharmazeutische Aufgabe, die zu ruhigeren Zeiten eingeplant wird und qualifizierte Kräfte für einen Block bindet, unabhängig vom Andrang an der Offizin.
• Warenwirtschaft und Backoffice. Wareneingang, Bestellung, Retouren, Abrechnung und Kommissionierung — der klassische Aufgabenbereich der PKA, oft in den frequenzschwachen Zeiten und am frühen Morgen.
• Botendienst und Heimversorgung. Auslieferung an Patienten und die Versorgung von Pflege- und Senioreneinrichtungen laufen nach eigenem Fahrplan und binden Kräfte zu festen Zeiten. Die Heimversorgung ist planerisch ein eigener, wiederkehrender Termin.
• Notdienst. Der zugeteilte Nacht- und Notdienst ist kein laufender Bereich, sondern ein fester Einzeltermin, der die Planung der ganzen Woche prägt (siehe unten).

Für die Planung heißt das: Die Bereiche werden als getrennte Bedarfe geführt und über mehrfach einsetzbare Kräfte verzahnt — die PTA, die vormittags Rezepturen macht und mittags an den HV-Tisch wechselt, der Approbierte, der die Aufsicht führt und zugleich berät. Über allem steht die Abgabe- und Aufsichtsuntergrenze: In jeder Offizin-Schicht muss abgabeberechtigtes, beaufsichtigtes Personal stehen.

Die Qualifikationshierarchie ist die harte Kernbedingung

Die zentrale Besonderheit der Apotheke ist, dass die Tätigkeit an der Qualifikation hängt. Die Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO) unterscheidet klar zwischen pharmazeutischem und nicht pharmazeutischem Personal:

• Approbierte Apotheker. Voller Tätigkeitsumfang, dürfen leiten und beaufsichtigen. Grundlage der Approbation sind die Bundes-Apothekerordnung und die Approbationsordnung für Apotheker.
• PTA (pharmazeutisch-technische Assistenten). Pharmazeutisches Personal, dürfen Arzneimittel abgeben und pharmazeutische Tätigkeiten ausüben — grundsätzlich unter Beaufsichtigung durch einen Apotheker (zur Ausnahme nach dem PTA-Berufsgesetz siehe unten).
• Apothekerassistenten und Pharmazieingenieure. Ältere Qualifikationen, die als pharmazeutisches Personal mit einem definierten Umfang gelten und Arzneimittel abgeben dürfen.
• PKA (pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte). Kein pharmazeutisches Personal — zuständig für kaufmännische Aufgaben, Warenwirtschaft und Lager. PKA dürfen weder Arzneimittel abgeben noch pharmazeutische Tätigkeiten ausführen.
• Personen in Ausbildung. Pharmazeuten im Praktikum (PhiP), PTA- und PKA-Auszubildende zählen zum Personal in Ausbildung und arbeiten entsprechend ihrem Ausbildungsstand und unter Anleitung.

Entscheidend ist die Aufsichtsregel: Nach § 3 Abs. 5 ApBetrO sind pharmazeutische Tätigkeiten vom Apothekenleiter zu beaufsichtigen oder durch einen Apotheker beaufsichtigen zu lassen. Und § 3 Abs. 2 verlangt, dass „das notwendige Personal, insbesondere auch das pharmazeutische Personal, in ausreichender Zahl vorhanden“ ist — eine feste Kopfzahl nennt die Verordnung nicht, wohl aber eine Angemessenheitsverpflichtung, die sich aus Öffnungszeit, Andrang und Aufgabenumfang ergibt.

Die PTA-Regel seit 2023: Arbeiten ohne unmittelbare Beaufsichtigung

Das seit dem 1. Januar 2023 geltende PTA-Berufsgesetz (PTAG) hat die Aufsicht für erfahrene PTA gelockert. Nach der darauf gestützten Regelung der Apothekenbetriebsordnung (§ 3 Abs. 5b) können erfahrene PTA pharmazeutische Tätigkeiten ohne unmittelbare Beaufsichtigung ausüben, wenn Voraussetzungen erfüllt sind — in der Regel:

• mindestens drei Jahre hauptberufliche Tätigkeit in einer Apotheke (Teilzeit entsprechend länger),
• ein Staatsexamen mindestens mit der Note gut,
• ein gültiges Fortbildungszertifikat der Apothekerkammer und
• die Vergewisserung des Apothekenleiters über einen bestimmten Zeitraum.

Auch dann bleibt die Beaufsichtigung für heikle Tätigkeiten zwingend — etwa für Parenteralia, das patientenindividuelle Stellen und Verblistern sowie für Betäubungsmittel. Für den Dienstplan ist diese Lockerung wichtig, aber sie ist an die einzelne Person und ihren Nachweis gebunden: Sie erweitert nur den Spielraum bei genau diesen PTA, ändert nichts an der grundsätzlichen Verantwortung des Leiters und gehört als Attribut in die Qualifikationsdaten. Sie ersetzt insbesondere nicht die durchgehende Anwesenheit eines Apothekers, wo diese vorgeschrieben ist.

Persönliche Leitung und Vertretung (§ 2 ApBetrO)

Die Apotheke ist an eine Person gebunden: Der Apothekenleiter hat sie nach § 2 Abs. 2 ApBetrO persönlich zu leiten und ist für den ordnungsgemäßen Betrieb verantwortlich. Das prägt die Planung, weil die Vertretung des Leiters nur eng begrenzt möglich ist:

• Vertretung durch einen Apotheker — in der Regel höchstens etwa drei Monate im Jahr.
• Vertretung durch einen Apothekerassistenten oder Pharmazieingenieur — nur bis zu vier Wochen im Jahr.

Praktisch heißt das: Urlaub, Fortbildung und Krankheit des Leiters müssen früh und mit Blick auf die Vertretungsgrenzen geplant werden — eine dauerhafte Leitung „nebenbei“ durch nicht approbierte Kräfte ist nicht zulässig. In einem Filialverbund kommt hinzu, dass für jede Filiale ein verantwortlicher Apotheker benannt sein muss. Wer diese Rollen im Dienstplan als eigene, zwingend zu besetzende Funktion führt, verhindert, dass eine Schicht ohne die vorgeschriebene Leitung oder Aufsicht bleibt.

Dienstbereitschaft und Notdienst

Die vielleicht größte Besonderheit der Apotheke ist die gesetzliche Versorgungspflicht. Nach § 23 Abs. 1 der Apothekenbetriebsordnung sind Apotheken „zur ständigen Dienstbereitschaft verpflichtet“. Weil das eine einzelne Apotheke nicht rund um die Uhr leisten kann, greift ein System aus Befreiung und Rotation:

• Befreiung durch die Behörde. Die zuständige Behörde kann Apotheken für festgelegte Zeiten (Nacht, Sonn- und Feiertage) von der Dienstbereitschaft befreien. Aus dieser wechselseitigen Befreiung entsteht der Notdienstplan.
• Zuteilung durch die Kammer. In der Praxis stellen die Landesapothekerkammern den rotierenden Notdienstplan auf und teilen den Apotheken ihre Notdienste zu. Für den Betrieb ist der Notdienst damit ein fest vorgegebener, im Voraus bekannter Termin.
• Aushangpflicht. Wer nicht dienstbereit ist, muss durch einen deutlich sichtbaren Aushang auf die nächste dienstbereite Apotheke hinweisen (§ 23 Abs. 5).

Der Notdienst ist keine bloße Rufbereitschaft: In der Nacht wird tatsächlich versorgt, geöffnet und beraten. Arbeitszeitrechtlich ist das echte Arbeitszeit — mit allen Folgen für Höchstarbeitszeit, Ruhezeit und Nachtarbeit (dazu unten). Zur Abgrenzung der Bereitschaftsformen und ihrer Vergütung hilft der Beitrag zur Rufbereitschaft und zum Bereitschaftsdienst.

Arbeitszeitrecht: Ruhezeit, Nacht- und Sonntagsarbeit im Notdienst

Das Arbeitszeitgesetz gilt in der Apotheke ohne Sonderrabatt — und gerade der Notdienst bringt die Grenzen an ihre Belastungsprobe. Vier Punkte fallen im Alltag besonders ins Gewicht:

• Ruhezeit (§ 5 ArbZG) — hier ohne Verkürzung. Zwischen zwei Diensten müssen elf ununterbrochene Stunden liegen. Apotheken stehen nicht in der Verkürzungsliste des § 5 Abs. 2 ArbZG (anders als Kliniken/Pflege oder das Gastgewerbe) — die elf Stunden gelten strikt. Nach einem durchgehenden Nachtnotdienst beginnt die Ruhezeit erst mit dessen Ende; ein nahtloser Frühdienst am selben Vormittag ist damit ausgeschlossen.
• Nachtarbeit (§ 6 ArbZG). Der Nachtnotdienst ist Nachtarbeit. Die werktägliche Arbeitszeit in der Nacht ist grundsätzlich auf acht Stunden begrenzt und nur unter Ausgleich im Ein-Monats- oder Vier-Wochen-Schnitt auf zehn Stunden ausdehnbar; hinzu kommt der Anspruch auf arbeitsmedizinische Untersuchungen. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber zur Nachtarbeit.
• Sonntags- und Feiertagsarbeit. Die Sonntagsarbeit im Notdienst ist zulässig, weil die Apotheke gesetzlich zur Dienstbereitschaft verpflichtet ist (§ 23 ApBetrO). Zu beachten: Apotheken sind im Ausnahmekatalog des § 10 ArbZG nicht ausdrücklich genannt — die Zulässigkeit wird aus der Versorgungspflicht abgeleitet (in der Kommentarliteratur häufig an § 10 Abs. 1 Nr. 3 angelehnt, das bleibt aber Auslegung). Für jeden Beschäftigungssonntag ist ein Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen zu gewähren (bei Feiertagsarbeit acht Wochen), und jeder Beschäftigte muss mindestens 15 beschäftigungsfreie Sonntage im Jahr behalten (§ 11 ArbZG).
• Zuschläge sind eine eigene Frage. Einen gesetzlichen Anspruch auf Nacht-, Sonn- oder Feiertagszuschlag gibt es nicht; er ergibt sich aus Tarif- oder Arbeitsvertrag. Die steuerliche Begünstigung solcher Zuschläge (§ 3b EStG) sagt nichts darüber aus, ob ein Anspruch besteht. Erlaubnis, Ausgleich und Zuschlag sind drei getrennte Fragen — mehr dazu im Ratgeber zur Feiertagsarbeit.

Der Filialverbund: Hauptapotheke und bis zu drei Filialen

Viele Apotheken werden nicht mehr einzeln, sondern im Verbund geführt. Das Apothekengesetz zieht dafür klare Grenzen:

• Höchstens vier Betriebsstätten. Nach § 1 Abs. 2 ApoG darf ein Apotheker eine Apotheke und bis zu drei Filialapotheken betreiben — zusammen also eine Hauptapotheke plus drei Filialen.
• Räumliche Nähe. Die Apotheken müssen im selben oder in benachbarten Kreisen liegen (§ 2 Abs. 4 ApoG).
• Verantwortliche je Filiale. Der Betreiber leitet die Hauptapotheke persönlich und muss für jede Filialapotheke schriftlich einen oder zwei Apotheker als Verantwortliche (Filialleiter) benennen (§ 2 Abs. 5 ApoG).

Für die Dienstplanung folgt daraus eine Mehr-Standort-Logik: Jede Betriebsstätte braucht ihre eigene ordnungsgemäße Besetzung mit Abgabe und Aufsicht sowie eine benannte verantwortliche Leitung. Ein filialübergreifender Springerpool aus approbierten Kräften und PTA fängt kurzfristige Ausfälle auf, ohne dass ein Standort schließen muss. Weil dabei Personen über mehrere Standorte hinweg geplant und Rechte je Filiale sauber getrennt werden müssen, gehört ein durchdachtes Rollen- und Rechtekonzept zur Verbundplanung dazu.

Vertragsmix, Tarif und Mindestlohn

Der Personalmix der Apotheke ordnet sich um die Qualifikation:

• Approbierter und pharmazeutischer Kern. Apotheker und PTA (dazu Apothekerassistenten und Pharmazieingenieure, wo vorhanden) tragen Abgabe, Beratung, Rezeptur und Aufsicht. Sie sind der knappe, planungsbestimmende Kern.
• Kaufmännischer Bereich. PKA übernehmen Warenwirtschaft, Bestellung und Backoffice — häufig in Voll- oder Teilzeit.
• Flexible Kräfte. Für Boten- und Aushilfstätigkeiten (nicht für die Arzneimittelabgabe) kommen Minijob (603 € 2026 / 633 € 2027) und Werkstudenten (20-Stunden-Grenze in der Vorlesungszeit) in Betracht. Für alle gilt der gesetzliche Mindestlohn (13,90 € 2026, 14,60 € 2027) als Untergrenze.
• Auszubildende. PhiP, PTA- und PKA-Auszubildende arbeiten nach Ausbildungsstand; für Minderjährige gilt zusätzlich der Jugendarbeitsschutz (Höchstarbeitszeit, Nachtruhe, Berufsschultage als Sperrzeit).

Beim Tarif gilt eine Besonderheit: Für Apothekenmitarbeiter besteht ein Bundesrahmentarifvertrag nebst Gehaltstarifvertrag zwischen dem Arbeitgeberverband Deutscher Apotheken (ADA) und der Apothekengewerkschaft ADEXA; für Nordrhein und Sachsen gibt es eigene regionale Tarifverträge. Diese Tarifverträge sind jedoch nicht allgemeinverbindlich — sie binden nur Mitglieder beider Seiten. Wo keine Tarifbindung besteht, gilt der Mindestlohn als Boden, und Zuschläge sowie Arbeitszeitregeln ergeben sich aus dem Arbeitsvertrag. (Konkrete Euro-Beträge ändern sich mit jeder Tarifrunde und sind am aktuellen Tarifstand zu prüfen.)

Weitere Pflichten: Fortbildung, Botendienst und Datenschutz

Über die Abgabe- und Aufsichtsregeln hinaus prägen einige Pflichten die Einsatzfähigkeit:

• Fortbildung als Nachweis. Das Fortbildungszertifikat der Apothekerkammer ist nicht nur berufsständisch erwünscht, sondern für die beaufsichtigungsfreie Tätigkeit erfahrener PTA eine Voraussetzung. Solche befristeten Nachweise gehören mit Ablaufdatum in die Personalstammdaten — analog zur Qualifikationsmatrix.
• Botendienst als eigener Dienst. Der Botendienst ist mehr als eine Auslieferung: Er ist Teil der ordnungsgemäßen Versorgung, an Bedingungen geknüpft und planerisch ein eigener, wiederkehrender Termin mit definierter Route und Zeit.
• Datenschutz. Rezept- und Gesundheitsdaten sind besonders sensibel (Art. 9 DSGVO) — sie gehören in die Apotheken- und Warenwirtschaftssoftware, nicht in den Dienstplan. Im Dienstplan haben Namen, Qualifikationen und Verfügbarkeiten Platz, aber keine patienten- oder gesundheitsbezogenen Angaben. Die Grundsätze stehen im Ratgeber zum Datenschutz bei Dienstplan und Zeiterfassung.

Personalkosten und Fluktuation im Blick behalten

Die Personalkosten sind auch in der Apotheke der größte steuerbare Kostenblock — und stoßen an eine harte Grenze: Unter die Abgabe- und Aufsichtsuntergrenze darf nicht gespart werden. Zwei Grundsätze helfen dennoch, wirtschaftlich zu planen:

• Besetzung folgt der Kundenfrequenz. Versetzte Schichten in die Spitzen am Vormittag und am späten Nachmittag, schlanke — aber nie unter die geforderte Besetzung fallende — Belegung in ruhigen Zeiten, Rezeptur und Backoffice in die Täler legen. Die Systematik dahinter steht in den Personalkosten im Dienstplan.
• Planbarkeit gegen Fluktuation. Apotheken konkurrieren um knappe Approbierte und PTA. Früh und verlässlich veröffentlichte Pläne, eine faire Verteilung von Notdiensten und Samstagen und ein ernst genommener Wunschdienstplan sind wirksame Hebel gegen Fluktuation — und ein sauberes Onboarding hält neue Kräfte im Team.

Was Dienstplansoftware leisten kann — und was nicht

Zum Schluss die ehrliche Einordnung. Schichtplan Digital ist keine Apothekensoftware und kein Warenwirtschaftssystem. Warenwirtschaft, Rezeptabrechnung, Kasse und die pharmazeutische Dokumentation laufen über die Apothekensoftware der etablierten Anbieter. Eine Dienstplansoftware setzt dort an, wo aus dem Bedarf an der Offizin, im Backoffice und im Labor sowie aus dem zugeteilten Notdienst ein umsetzbarer, rechtssicherer und fairer Personalplan werden muss:

• Bereiche getrennt planen — Handverkauf, Rezeptur/Labor, Warenwirtschaft, Botendienst und Notdienst als eigene Bedarfe abbilden und über mehrfach einsetzbare Kräfte verzahnen.
• Qualifikation als harte Bedingung — Approbation, PTA mit oder ohne Beaufsichtigungsvorbehalt, PKA, Fortbildungszertifikat und Leitungs-/Aufsichtsrolle je Schicht prüfen und mit Ablaufwarnung führen, sodass nie eine Offizin ohne abgabeberechtigtes, beaufsichtigtes Personal steht.
• Regelprüfung automatisch — die strikte 11-Stunden-Ruhezeit (gerade nach dem Notdienst), Pausen und Höchstarbeitszeit schon beim Planen prüfen; die 15 Freisonntage und Ersatzruhetage nachhalten.
• Filialverbund führen — mehrere Standorte mit eigenem Rollen- und Rechtekonzept planen und offene Schichten filialübergreifend gezielt an qualifizierte Kräfte per App ausschreiben.
• Ausfälle geordnet auffangen und erfassen — kurzfristige Änderungen sauber abbilden und die Zeiterfassung als Basis für Lohnexport und Auswertung liefern.

Die Apothekensoftware sichert die pharmazeutische Versorgung, die Dienstplanung sichert die richtige Besetzung zur richtigen Zeit — und stellt sicher, dass auch der Sonntag mit Notdienst und die Filiale am Stadtrand mit Abgabe und Aufsicht besetzt sind. Wer noch am Anfang steht, findet die Grundlagen im Ratgeber Dienstplan erstellen; wer bisher mit Tabellen plant, im Beitrag zur Excel-Vorlage und ihren Grenzen.

Häufige Fragen

Wer darf in der Apotheke Arzneimittel abgeben — und wer nicht?

Arzneimittel abgeben und pharmazeutische Tätigkeiten ausüben dürfen nur die Angehörigen des pharmazeutischen Personals: approbierte Apotheker, pharmazeutisch-technische Assistenten (PTA) sowie die älteren Qualifikationen Apothekerassistent und Pharmazieingenieur. Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte (PKA) gehören nicht dazu — sie übernehmen kaufmännische Aufgaben, Warenwirtschaft und Lager, dürfen aber keine Arzneimittel abgeben und keine pharmazeutischen Tätigkeiten ausführen. Hinzu kommt: Pharmazeutische Tätigkeiten sind nach § 3 Abs. 5 der Apothekenbetriebsordnung vom Apothekenleiter zu beaufsichtigen oder durch einen Apotheker beaufsichtigen zu lassen. Für den Dienstplan heißt das: In jeder besetzten Schicht muss die richtige Qualifikationsmischung stehen — eine Schicht, die nur mit PKA besetzt ist, kann keinen Handverkauf mit Arzneimittelabgabe leisten.

Dürfen erfahrene PTA ohne Beaufsichtigung durch einen Apotheker arbeiten?

Grundsätzlich sind pharmazeutische Tätigkeiten zu beaufsichtigen. Das seit dem 1. Januar 2023 geltende PTA-Berufsgesetz (PTAG) hat aber eine Ausnahme geschaffen: Erfahrene PTA können ohne unmittelbare Beaufsichtigung tätig sein, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind — in der Regel mindestens drei Jahre hauptberufliche Tätigkeit, ein Staatsexamen mindestens mit der Note gut, ein gültiges Fortbildungszertifikat der Apothekerkammer und die Vergewisserung des Apothekenleiters über einen bestimmten Zeitraum. Auch dann bleibt die Beaufsichtigung für heikle Tätigkeiten zwingend, etwa für Parenteralia, das patientenindividuelle Stellen und Verblistern sowie Betäubungsmittel. Wichtig für die Planung: Diese Ausnahme lockert die Aufsicht, sie hebt die grundsätzliche Verantwortung des Apothekenleiters nicht auf — und sie ist an die Person und ihren Nachweis gebunden, gehört also in die Qualifikationsdaten.

Wie ist der Apotheken-Notdienst organisiert und geregelt?

Apotheken sind zur ständigen Dienstbereitschaft verpflichtet (§ 23 Abs. 1 der Apothekenbetriebsordnung). Weil das keine einzelne Apotheke rund um die Uhr leisten kann, befreit die zuständige Behörde die Apotheken für bestimmte Zeiten (Nacht, Sonn- und Feiertage) von der Dienstbereitschaft — und aus dieser wechselseitigen Befreiung entsteht der rotierende Notdienstplan, den in der Praxis die Landesapothekerkammern aufstellen. Wer nicht dienstbereit ist, muss durch einen deutlich sichtbaren Aushang auf die nächste dienstbereite Apotheke hinweisen (§ 23 Abs. 5). Finanziell wird der Notdienst über den Nacht- und Notdienstfonds ausgeglichen, den der Deutsche Apothekerverband nach § 18 des Apothekengesetzes verwaltet: Er wird über einen festen Zuschlag je verschreibungspflichtige Packung gespeist und zahlt je vollständigem Notdienst eine Pauschale (Stand 2026 über 550 Euro pro Vollnotdienst; der genaue Wert wird regelmäßig angepasst). Für den Dienstplan ist der zugeteilte Notdienst ein fester, im Voraus bekannter Termin, um den herum die übrige Woche geplant werden muss.

Gilt in der Apotheke die verkürzte Ruhezeit von zehn Stunden?

Nein. Die Möglichkeit, die elfstündige Ruhezeit auf zehn Stunden zu verkürzen, gilt nach § 5 Abs. 2 ArbZG nur für ausdrücklich genannte Bereiche — Krankenhäuser und Pflege, Gaststätten und Beherbergung, Verkehrsbetriebe, Rundfunk sowie Landwirtschaft und Tierhaltung. Apotheken stehen nicht in dieser Liste. Zwischen zwei Diensten müssen daher volle elf ununterbrochene Stunden liegen. Besonders heikel ist das rund um den Notdienst: Ein durchgehender Nachtnotdienst verlängert die Arbeitszeit erheblich, und die elf Stunden Ruhezeit beginnen erst nach dessen Ende. Wer nachts Notdienst hatte, darf am folgenden Vormittag also nicht ohne Weiteres wieder den Frühdienst übernehmen. Eine Verkürzung ist nur über eine tarifvertragliche Grundlage nach § 7 ArbZG denkbar, nicht durch bloße Anordnung.

Wie viele Filialapotheken darf ein Apotheker betreiben?

Nach § 1 Abs. 2 des Apothekengesetzes darf ein Apotheker eine Hauptapotheke und bis zu drei Filialapotheken betreiben — insgesamt also bis zu vier Betriebsstätten. Die Apotheken müssen im selben oder in benachbarten Kreisen liegen (§ 2 Abs. 4 ApoG). Der Betreiber muss eine Apotheke — die Hauptapotheke — persönlich leiten und für jede Filialapotheke schriftlich einen oder zwei Apotheker als Verantwortliche (Filialleiter) benennen (§ 2 Abs. 5 ApoG). Für die Dienstplanung bedeutet das eine Mehr-Standort-Logik: Jede Betriebsstätte braucht ihre eigene ordnungsgemäße Besetzung mit der geforderten Aufsicht, und ein filialübergreifender Springerpool aus approbierten Kräften und PTA hilft, kurzfristige Ausfälle aufzufangen, ohne dass ein Standort unbesetzt bleibt.

Kann eine Dienstplansoftware die Apothekenplanung übernehmen?

Sie übernimmt die Personalplanung, nicht die Apothekenverwaltung. Warenwirtschaft, Rezeptabrechnung, Kasse und die pharmazeutische Dokumentation laufen über die Apothekensoftware (etwa der etablierten Anbieter der Branche); eine Dienstplansoftware wie Schichtplan Digital ersetzt diese nicht. Sie ist aber das Werkzeug, um aus dem Bedarf am Handverkaufstisch, im Backoffice und im Labor sowie aus dem zugeteilten Notdienst einen umsetzbaren, rechtssicheren und fairen Dienstplan zu machen: die Qualifikation — Approbation, PTA mit oder ohne Beaufsichtigungsvorbehalt, PKA, Fortbildungszertifikat — als harte Bedingung je Schicht prüfen und mit Ablaufwarnung führen, die strikte 11-Stunden-Ruhezeit und die Pausen automatisch kontrollieren, die 15 Freisonntage und Ersatzruhetage rund um den Notdienst nachhalten, den Filialverbund mit Rechtekonzept über mehrere Standorte planen und offene Schichten bei Ausfall gezielt an qualifizierte Kräfte per App ausschreiben. So steht in jeder Schicht die richtige Besetzung mit der geforderten Aufsicht.