Zeitarbeit & Arbeitnehmerüberlassung im Dienstplan: AÜG, Equal Pay & Höchstüberlassungsdauer

Was Arbeitnehmerüberlassung ist — das Dreiecksverhältnis

Zeitarbeit unterscheidet sich grundlegend von einer normalen Anstellung, weil drei Parteien beteiligt sind. Der Verleiher (die Zeitarbeitsfirma, auch Personaldienstleister) hat mit dem Leiharbeitnehmer einen ganz normalen Arbeitsvertrag: Er stellt an, zahlt Lohn, führt Sozialabgaben ab, gewährt Urlaub und zahlt im Krankheitsfall die Entgeltfortzahlung. Der Entleiher (Ihr Betrieb) schließt mit dem Verleiher einen Arbeitnehmerüberlassungsvertrag und bekommt dafür die Arbeitskraft — er teilt den Leiharbeitnehmer in seine Schichten ein und übt vor Ort das Weisungsrecht aus.

Wichtig ist die Weichenstellung gegenüber anderen Formen des Fremdpersonaleinsatzes: Bei der Arbeitnehmerüberlassung schuldet der Verleiher nur die Arbeitskraft, nicht ein fertiges Werk. Das grenzt sie vom Werk- oder Dienstvertrag ab, bei dem ein Auftragnehmer ein Ergebnis schuldet und sein eigenes Personal selbst anleitet. Genau an dieser Grenze entstehen die meisten Rechtsprobleme — dazu später mehr bei der verdeckten Überlassung.

Erlaubnispflicht: ohne Erlaubnis geht gar nichts (§ 1 AÜG)

Wer gewerbsmäßig Arbeitnehmer überlässt, braucht dafür eine Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit (§ 1 Abs. 1 AÜG). Diese Erlaubnis braucht der Verleiher — nicht der Entleiher. Für Ihren Betrieb als Entleiher heißt das aber trotzdem etwas Konkretes: Sie sollten sich die gültige Verleiherlaubnis vor dem ersten Einsatz zeigen lassen. Denn fehlt sie, ist die gesamte Überlassung illegal — mit Folgen, die vor allem Sie als Entleiher treffen (dazu der Abschnitt zu §§ 9, 10 AÜG).

Die Erlaubnis wird zunächst befristet für ein Jahr erteilt und kann nach dreijähriger beanstandungsfreier Tätigkeit unbefristet verlängert werden. Die Bundesagentur prüft dabei die Zuverlässigkeit des Verleihers — etwa ob er Sozialabgaben ordnungsgemäß abführt und die arbeitsrechtlichen Pflichten einhält. Seriöse Personaldienstleister legen die Erlaubnis von sich aus vor.

Kennzeichnungs- und Konkretisierungspflicht: kein verstecktes Verleihen

Seit der AÜG-Reform 2017 muss die Arbeitnehmerüberlassung offen erfolgen. Zwei Pflichten setzen das um (§ 1 Abs. 1 Sätze 5 und 6 AÜG):

• Kennzeichnungspflicht: Der Vertrag zwischen Verleiher und Entleiher muss die Überlassung ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung bezeichnen, und zwar bevor der Einsatz beginnt. Ein Vertrag, der nach außen als Werk- oder Dienstvertrag getarnt ist, genügt nicht.
• Konkretisierungspflicht: Die überlassene Person muss vor Beginn ihres Einsatzes namentlich bestimmt („konkretisiert") sein.

Diese Regeln haben ein früher beliebtes Schlupfloch geschlossen: die verdeckte Arbeitnehmerüberlassung. Dabei wurde ein Einsatz als Werkvertrag deklariert, während in Wahrheit Leiharbeit stattfand — abgesichert durch eine „Vorratserlaubnis" in der Schublade, falls doch einmal eine Prüfung kam. Genau dieser Ausweg ist versperrt: Wer die Überlassung nicht offen kennzeichnet, kann sich nicht nachträglich auf eine vorhandene Erlaubnis berufen. Die Rechtsfolge ist dieselbe wie bei fehlender Erlaubnis.

Höchstüberlassungsdauer: 18 Monate am selben Entleiher (§ 1 Abs. 1b AÜG)

Zeitarbeit ist rechtlich als vorübergehender Einsatz gedacht, nicht als Dauerlösung. Deshalb begrenzt § 1 Abs. 1b AÜG die Überlassung auf höchstens 18 aufeinanderfolgende Monate an denselben Entleiher. Für die Dienstplanung sind zwei Details wichtig:

• Zusammenrechnung: Frühere Einsätze desselben Leiharbeitnehmers beim selben Entleiher werden auf die 18 Monate angerechnet. Man kann die Uhr also nicht dadurch umgehen, dass man dieselbe Person immer wieder für kürzere Blöcke holt.
• Drei-Monats-Reset: Liegt zwischen zwei Einsätzen eine Unterbrechung von mehr als drei Monaten, beginnt die Frist wieder bei null. Diese Grenze ist starr — ein Tag zu kurz, und die alten Monate zählen weiter mit.
• Bezogen auf die Person, nicht den Arbeitsplatz: Die 18 Monate hängen am einzelnen Leiharbeitnehmer. Denselben Arbeitsplatz dürfen Sie grundsätzlich länger mit wechselnden Leihkräften besetzen — auch wenn das im Einzelfall die Frage aufwirft, ob der Einsatz wirklich noch „vorübergehend" ist.

Ein Tarifvertrag der Einsatzbranche — oder eine darauf gestützte Betriebsvereinbarung — kann eine abweichende Höchstdauer festlegen, in der Praxis meist eine längere (etwa 24, 36 oder 48 Monate). Ohne eine solche tarifliche Öffnung bleibt es bei den 18 Monaten. Wird die Grenze überschritten, ist die Folge dieselbe wie bei illegaler Überlassung: ein Arbeitsverhältnis mit dem Entleiher (siehe unten).

Equal Pay: gleicher Lohn für gleiche Arbeit (§ 8 AÜG)

Der Grundsatz ist einfach: Leiharbeitnehmer haben Anspruch auf die gleiche Vergütung und die gleichen wesentlichen Arbeitsbedingungen wie vergleichbare Stammbeschäftigte des Entleihers — und zwar grundsätzlich ab dem ersten Einsatztag (§ 8 Abs. 1 AÜG). „Vergütung" meint dabei nicht nur den Grundlohn, sondern auch Zulagen und Zuschläge, die das Stammpersonal für dieselbe Tätigkeit bekommt.

Von diesem Grundsatz darf ein Zeitarbeits-Tarifvertrag nach unten abweichen (§ 8 Abs. 2) — deshalb verdienen Leiharbeiter zu Beginn eines Einsatzes oft weniger als die Stammkräfte. Diese Abweichung ist aber zeitlich begrenzt:

• Nach spätestens 9 Monaten ununterbrochener Überlassung an denselben Entleiher wird volles Equal Pay zwingend (§ 8 Abs. 4). Ab dann muss der Leiharbeitnehmer bezahlt werden wie das vergleichbare Stammpersonal.
• Bis zu 15 Monate sind möglich, wenn ein Branchenzuschlagstarifvertrag greift, der die Vergütung stufenweise an das Equal-Pay-Niveau heranführt — der erste Zuschlag muss dann spätestens nach sechs Wochen einsetzen (§ 8 Abs. 4 Sätze 2 und 3).
• Drei-Monats-Reset: Wie bei der Höchstüberlassungsdauer setzt eine Unterbrechung von mehr als drei Monaten auch die Equal-Pay-Zählung zurück.

Die harte Folge: das fingierte Arbeitsverhältnis (§§ 9, 10 AÜG)

Das AÜG hat einen scharfen Sanktionsmechanismus, den jeder Entleiher kennen sollte. Ist die Überlassung illegal — weil dem Verleiher die Erlaubnis fehlt, weil sie nicht offen gekennzeichnet wurde oder weil die Höchstüberlassungsdauer überschritten ist —, dann passiert Folgendes:

• § 9 AÜG: Der Arbeitsvertrag zwischen Verleiher und Leiharbeitnehmer ist unwirksam.
• § 10 AÜG: Stattdessen gilt kraft Gesetzes ein Arbeitsverhältnis als mit dem Entleiher zustande gekommen — zu den beim Entleiher üblichen Bedingungen und rückwirkend ab dem vorgesehenen Einsatzbeginn.

Aus der vermeintlich flexiblen Leihkraft wird also über Nacht ein eigener, unbefristet angestellter Mitarbeiter Ihres Betriebs — ohne dass Sie das je gewollt oder unterschrieben haben. Der Leiharbeitnehmer kann diese Folge zwar durch eine Festhaltenserklärung abwenden (eine fristgebundene, förmliche Erklärung, dass er beim Verleiher bleiben will), aber die Entscheidung liegt bei ihm, nicht bei Ihnen. Hinzu kommen weitere Konsequenzen: Bußgelder bis zu 30.000 Euro (§ 16 AÜG), der drohende Entzug der Verleiherlaubnis sowie Nachforderungen bei Sozialversicherung und Steuer.

Verbot im Baugewerbe (§ 1b AÜG)

Eine Branche ist weitgehend ausgenommen: Die Überlassung von Arbeitnehmern in Betriebe des Baugewerbes für Arbeiten, die üblicherweise von Bauarbeitern verrichtet werden, ist grundsätzlich verboten (§ 1b AÜG). Der Gesetzgeber will damit die Sozialkassen und Tarife des Baus schützen. Es gibt nur enge Ausnahmen:

• Zwischen Baubetrieben ist die Überlassung erlaubt, wenn diese Betriebe von denselben allgemeinverbindlichen Rahmen- und Sozialkassentarifverträgen erfasst werden und der Tarifvertrag es ausdrücklich zulässt.
• EU-/EWR-Betriebe, die nachweislich seit mindestens drei Jahren überwiegend unter denselben Bau-Rahmen- und Sozialkassentarifverträgen arbeiten, dürfen ebenfalls verleihen.

Für die typischen Schichtbranchen — Gastronomie, Einzelhandel, Logistik, Produktion, Pflege — gilt dieses Verbot nicht; dort ist Zeitarbeit ein etabliertes Instrument. Wer aber im Baugewerbe plant, muss § 1b im Blick behalten.

Kein Einsatz als Streikbrecher (§ 11 Abs. 5 AÜG)

Eine weitere klare Grenze schützt das Streikrecht: Ein Entleiher, der unmittelbar von einem Arbeitskampf betroffen ist, darf Leiharbeitnehmer grundsätzlich nicht einsetzen (§ 11 Abs. 5 AÜG). Eine enge Ausnahme gilt nur, wenn der Entleiher sicherstellt, dass die Leiharbeitnehmer weder Tätigkeiten von Streikenden übernehmen noch Tätigkeiten von Beschäftigten, die ihrerseits Streikende vertreten. Unabhängig davon hat jeder Leiharbeitnehmer ein individuelles Leistungsverweigerungsrecht: Er darf die Arbeit bei einem bestreikten Entleiher ablehnen. Wer also plant, dem darf ein laufender Arbeitskampf im Betrieb nicht aus dem Blick geraten — Leihkräfte sind dann keine zulässige Lückenfüllung.

Was sonst noch gilt: Arbeitszeit, Arbeitsschutz und Betriebsrat

Auch wenn der Verleiher der Arbeitgeber ist — bei der täglichen Einteilung liegt vieles beim Entleiher:

• Arbeitszeitgesetz gilt voll: Für Leiharbeiter gelten dieselben Grenzen wie für Stammpersonal — Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG), Pausen (§ 4) und die elf Stunden Ruhezeit (§ 5). Wer ins Frei plant oder Schichten stapelt, muss die Zeiten des Leiharbeiters kennen — auch die aus paralleler Beschäftigung.
• Arbeitsschutz beim Entleiher: Die Gefährdungsbeurteilung, die Unterweisung vor Ort und die Bereitstellung der Schutzausrüstung obliegen dem Entleiher — schließlich findet die Arbeit in seinem Betrieb statt.
• Qualifikation zählt genauso: Ein Leiharbeiter darf eine qualifikationspflichtige Schicht nur übernehmen, wenn er den Nachweis mitbringt (Staplerschein, § 34a GewO, Ersthelfer, Belehrung nach § 43 IfSG). Die harte Bedingung gilt für Fremdpersonal unverändert.
• Mitbestimmung des Betriebsrats: Der Entleiher-Betriebsrat ist bei der Einstellung, also der Übernahme von Leiharbeitnehmern, zu beteiligen (§ 14 AÜG i. V. m. § 99 BetrVG) und kann die Zustimmung unter bestimmten Voraussetzungen verweigern. Leiharbeitnehmer zählen zudem bei vielen betrieblichen Schwellenwerten mit.

Was Zeitarbeit kostet — Lohnuntergrenze 2026

Für die Zeitarbeit gilt eine eigene Lohnuntergrenze nach § 3a AÜG, die über dem allgemeinen Mindestlohn (2026: 13,90 €) liegt und für alle Verleihbetriebe bundesweit verbindlich ist — auch ohne Tarifbindung. Nach der aktuellen Verordnung (in Kraft seit 1. Juli 2026) steigt sie in Stufen:

• 14,96 €/Stunde — vom 1. Juli bis 31. August 2026
• 15,33 €/Stunde — vom 1. September 2026 bis 31. März 2027
• 15,87 €/Stunde — vom 1. April bis 30. September 2027

Das ist der Stundenlohn des Leiharbeitnehmers. Der Verrechnungssatz, den Sie als Entleiher an die Zeitarbeitsfirma zahlen, liegt deutlich höher: Er enthält zusätzlich die Sozialabgaben, die Marge des Verleihers, Verwaltung und Risiko und bewegt sich je nach Qualifikation und Region oft beim Zwei- bis Zweieinhalbfachen des Auszahlungslohns. Mit zunehmender Einsatzdauer steigt er weiter — durch Branchenzuschläge und spätestens durch das dann greifende Equal Pay. Genau deshalb ist Zeitarbeit vor allem für Spitzen und kurzfristige Lücken wirtschaftlich, nicht als dauerhafter Ersatz für eigene Stellen. Rechnen Sie sie in Ihrer Personalkostenkalkulation mit dem echten Verrechnungssatz, nicht mit dem Auszahlungslohn.

Zeitarbeit im Dienstplan: der externe Hebel im Ausfallmanagement

Für die Planung ordnet sich Zeitarbeit in die Kette der Flexibilitätsinstrumente ein. Wenn der Personalbedarf die eigene Belegschaft übersteigt, greift man in dieser Reihenfolge: erst der eigene Plan mit Tausch und freiwilligem Einspringen, dann der interne Springer- und Reservepool, dann kurzfristige und befristete Aushilfen (Minijob, Abrufarbeit, Werkstudenten) — und wenn all das nicht reicht, Zeitarbeit als externer Hebel. Typische Anlässe: Saisonspitzen, Großaufträge, längere Ausfälle, der Anlauf einer neuen Linie oder ein akuter Fachkräfteengpass, den man kurzfristig nicht selbst decken kann.

Der Vorteil ist die Schnelligkeit: keine eigene Anstellung, kein Recruiting-Vorlauf, die Personaldienstleister liefern oft binnen Tagen. Der Preis ist der höhere Verrechnungssatz und der Umstand, dass eine Leihkraft das Team, die Abläufe und die Anlagen erst kennenlernen muss. Für die Planung heißt das ganz praktisch: Leihkräfte eignen sich für klar umrissene, gut anleitbare Tätigkeiten — nicht für Schlüsselpositionen, die tiefes Betriebswissen verlangen.

So bildet man Leiharbeiter sauber im Dienstplan ab

In einer Dienstplan-Software gehört Fremdpersonal sichtbar, aber sauber getrennt geführt — sonst verrutschen Kosten, Zeiterfassung und die rechtlichen Fristen:

• Als Fremdpersonal kennzeichnen: Leiharbeiter als eigene Kategorie führen, klar getrennt vom Stammteam und mit hinterlegtem Verleiher. So ist auf einen Blick erkennbar, welcher Anteil einer Schicht extern besetzt ist.
• Qualifikation als harte Bedingung: Nur mit dem passenden Nachweis in eine qualifikationspflichtige Schicht einplanbar — bei der Leihkraft genauso streng wie beim eigenen Personal.
• Überlassungsdauer mitzählen: Die 18-Monats-Uhr (und die 9- bzw. 15-Monats-Equal-Pay-Frist) je Person und Entleiher mitführen, inklusive der Drei-Monats-Unterbrechung — damit die Grenze nicht unbemerkt reißt und aus einer Leihkraft kein fingierter Arbeitsvertrag wird.
• Arbeitszeitregeln prüfen: Ruhezeit, Höchstarbeitszeit und Pausen automatisch prüfen — gerade weil parallele Einsätze und kurzfristige Einteilung bei Leihkräften häufig sind.
• Kosten getrennt kalkulieren: Den Verrechnungssatz der Leihkraft als eigene Kostengröße führen, damit die Live-Personalkosten je Schicht stimmen — nicht mit dem internen Stundensatz vermischen.
• Lohn und Zeiterfassung getrennt halten: Die Abrechnung des Leiharbeiters läuft über den Verleiher. Ihre eigene Lohnvorbereitung und die gesetzliche Zeiterfassung für das Stammpersonal bleiben davon unberührt; für den Entleiher dienen die erfassten Stunden vor allem der Kontrolle der Verleiher-Abrechnung.

Anbieter wie Aplano lassen sich so einrichten, dass externe Kräfte als eigener Personentyp in den Plan kommen: sichtbar im Team, geprüft auf Qualifikation und Arbeitszeit, mit eigener Kostenstelle — aber ohne dass ihre Stunden in die eigene Lohnabrechnung wandern. So bleibt der Plan vollständig und ehrlich, und die rechtlichen Fristen der Arbeitnehmerüberlassung laufen nicht unbemerkt aus dem Ruder.