Lohnabrechnung vorbereiten: Vom Dienstplan zum Lohnexport

Was heißt „Lohnabrechnung vorbereiten“?

Zwischen dem fertig abgearbeiteten Dienstplan und dem Geld auf dem Konto der Mitarbeiter liegt ein Schritt, den viele unterschätzen: die Lohnabrechnung. Dabei werden zwei Dinge oft in einen Topf geworfen, die sauber zu trennen sind — das Vorbereiten der Abrechnung und das Abrechnen selbst.

Das Abrechnen im engeren Sinne ist die Brutto-Netto-Rechnung: Aus dem Bruttolohn werden Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer und die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung ermittelt, dazu die Arbeitgeberanteile. Das erfordert die individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM, u. a. die Steuerklasse), die Beitragssätze der Krankenkassen und ein zertifiziertes Rechenprogramm. Diese Aufgabe übernimmt ein Lohnabrechnungsprogramm (z. B. DATEV Lohn und Gehalt, Lexware lohn+gehalt, Sage) — meist beim Steuerberater oder im Lohnbüro, seltener im eigenen Haus.

Das Vorbereiten ist alles davor: Man muss dem Lohnprogramm sagen, was abzurechnen ist. Wie viele Stunden hat wer gearbeitet? Wie viele davon waren Überstunden? Welche Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge sind angefallen? Wer war im Urlaub, wer krank, wer unbezahlt abwesend? Genau diese abrechnungsrelevanten Bewegungsdaten entstehen im Dienstplan und in der Zeiterfassung — und genau sie liefert eine Dienstplan-Software an die Lohnabrechnung. Sie ist damit nicht das Rechenwerk, sondern der Zubringer.

Welche Daten die Lohnabrechnung aus dem Dienstplan braucht

Damit die Abrechnung stimmt, muss die Vorbereitung vollständig sein. Aus dem Zusammenspiel von Dienstplan und Zeiterfassung fließen typischerweise diese Größen in den Lohnexport:

• Ist-Arbeitsstunden je Mitarbeiter: die tatsächlich geleistete Arbeitszeit im Abrechnungszeitraum — sauber um die Pausen bereinigt, denn Pausen sind unbezahlt und dürfen nur abgezogen werden, wenn sie tatsächlich genommen wurden.
• Mehr- und Überstunden: die Differenz zwischen Soll und Ist bzw. der Saldo des Arbeitszeitkontos — je nachdem, ob Stunden ausgezahlt oder als Freizeit ausgeglichen werden.
• Steuerfreie Zuschläge: die Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, die nach § 3b EStG in bestimmten Grenzen steuerfrei sind. Sie ergeben sich aus der Lage der Schicht und müssen getrennt ausgewiesen werden.
• Abwesenheiten mit Grund: Urlaub, Krankheit mit Entgeltfortzahlung, Feiertag, Mutterschutz/Elternzeit, unbezahlte Fehlzeit. Der Grund entscheidet, ob und wie weitergezahlt wird — eine Krankheitsstunde wird anders behandelt als eine unbezahlte.
• Zulagen, Spesen, Sachbezüge: Erschwerniszulagen, Verpflegungsmehraufwand, geldwerte Vorteile — soweit sie über die Zeiterfassung laufen.
• Stammdaten und Schwellenwerte: Ein- und Austritte, Vertrags- oder Stundenänderungen und — besonders bei Minijobbern — die Verdienstgrenze, die sich am Mindestlohn orientiert (2026: 603 € im Monat).

Fehlt eine dieser Größen oder ist sie falsch abgegrenzt, wird die Abrechnung falsch — und Korrekturen im Folgemonat sind mühsam. Deshalb ist die saubere Erfassung während des Monats die halbe Miete für eine reibungslose Abrechnung.

Lohnarten: die Brücke zwischen Zeit und Lohn

Zahlen allein genügen dem Lohnprogramm nicht — es muss wissen, was die Zahlen bedeuten. Dafür gibt es Lohnarten. Eine Lohnart ist ein Ordnungsbegriff, unter dem eine Entgeltkomponente geführt wird, zusammen mit der Regel, wie sie steuer- und sozialversicherungsrechtlich behandelt wird. Typische Lohnarten sind „Grundlohn“, „Überstunden“, „Überstundenzuschlag“, „Nachtzuschlag steuerfrei“, „Urlaubsentgelt“ oder „Entgeltfortzahlung Krankheit“.

Beim Lohnexport werden die Stunden- und Zuschlagsarten aus der Zeiterfassung den passenden Lohnarten des Lohnprogramms zugeordnet — das sogenannte Lohnarten-Mapping. Beispiel: Alle als „Nachtarbeit“ erfassten Stunden landen in der Lohnart „Nachtzuschlag steuerfrei“, alle Kranktage in „Entgeltfortzahlung“, die regulären Stunden im „Grundlohn“. Dieses Mapping richtet man einmalig ein; danach fließt bei jedem Export jeder Wert automatisch in die richtige Lohnart.

Wer rechnet ab? Steuerberater oder eigenes Lohnprogramm

Für den Weg von den Zeitdaten zur fertigen Abrechnung gibt es im Wesentlichen zwei Modelle:

• Steuerberater oder externes Lohnbüro: Der in kleinen und mittleren Betrieben mit Abstand häufigste Weg. Der Betrieb bereitet die Bewegungsdaten auf und übermittelt sie — als Datei oder über eine direkte Schnittstelle — an die Kanzlei, die daraus die Abrechnung erstellt, die Meldungen abgibt und die Entgeltabrechnungen zurückliefert. Vorteil: kein eigenes Lohn-Know-how nötig, Haftung und Aktualität liegen beim Profi.
• Eigenes Lohnabrechnungsprogramm: Größere Betriebe mit eigener Personalabteilung rechnen selbst ab. Dann wird der Export nicht verschickt, sondern direkt in das hauseigene Lohnprogramm eingelesen. Das erfordert eigenes Fachwissen, gibt aber mehr Kontrolle und ist bei vielen Mitarbeitern oft günstiger.

Für die Dienstplan-Software ändert sich am Prinzip wenig: In beiden Fällen liefert sie die aufbereiteten Daten in einem Format, das die Gegenseite versteht. Der Unterschied liegt nur darin, wohin exportiert wird — in eine Datei für den Steuerberater oder direkt in das eigene Lohnprogramm.

Die Schnittstelle: DATEV & Co.

Der Export kann grob oder fein sein. Am einfachsten ist eine Auswertung als PDF oder CSV, die jemand manuell in das Lohnprogramm überträgt — fehleranfällig und mühsam. Deutlich besser ist eine echte Schnittstelle: ein Export in genau dem Format, das das Zielprogramm ohne Nacharbeit einliest. Die wichtigsten in Deutschland:

• DATEV Lohn und Gehalt / DATEV LODAS: die mit Abstand verbreitetste Lösung, weil die meisten Steuerberater mit DATEV arbeiten. Der Export erzeugt eine Datei im DATEV-Format, die Kanzlei liest sie ein.
• Lexware lohn+gehalt, Sage, Addison, SBS: weitere gängige Lohnprogramme mit jeweils eigenem Importformat, für die es passende Exportprofile gibt.
• Generischer CSV-/ASCII-Export: ein frei konfigurierbares Format als Rückfallebene, wenn es für ein Programm kein fertiges Profil gibt.

Entscheidend beim Umstieg auf eine neue Software ist deshalb die Frage: Passt der Export zu dem, womit mein Steuerberater arbeitet? Stimmt das Format und das Lohnarten-Mapping, wird aus dem monatlichen Abtippen ein Knopfdruck.

Der Abrechnungslauf: Fristen und Ablauf

Die Lohnabrechnung hat einen festen Takt, und der ist enger, als viele denken. Auslöser ist die Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge: Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag ist spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem gearbeitet wurde (§ 23 Abs. 1 SGB IV) — also noch im laufenden Monat, bevor er zu Ende ist. Damit die Beiträge in voraussichtlicher Höhe gemeldet und gezahlt werden können, muss die Abrechnung vorher stehen. Die Lohnsteuer-Anmeldung ist danach in der Regel bis zum 10. des Folgemonats abzugeben.

Praktisch bedeutet das: Die Zeiten müssen vor Monatsende geprüft und freigegeben sein. Der typische Ablauf sieht so aus:

• 1. Zeiten prüfen: Ist-Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten kontrollieren, offene Punkte klären (fehlende Stempelungen, Nachträge).
• 2. Freigeben: Die geprüften Zeiten für den Abrechnungszeitraum sperren, damit sich nichts mehr rückwirkend verschiebt.
• 3. Exportieren: Den Lohnexport im passenden Format erzeugen und ans Lohnbüro übermitteln oder ins eigene Lohnprogramm einlesen.
• 4. Abrechnen & melden: Das Lohnprogramm rechnet Brutto-Netto, erzeugt die Beitragsnachweise und die Lohnsteuer-Anmeldung.
• 5. Entgeltabrechnung erteilen: Jeder Mitarbeiter erhält seine Abrechnung — dazu ist der Arbeitgeber nach § 108 GewO in Textform verpflichtet.

Typische Fehlerquellen bei manueller Vorbereitung

Wer die Lohndaten am Monatsende von Hand aus Dienstplan, Stundenzetteln und Notizen zusammenträgt, sammelt vorhersehbare Fehler ein:

• Übertragungsfehler: Zahlendreher und Tippfehler beim Abschreiben in die Lohn-Tabelle — die häufigste und unauffälligste Fehlerquelle.
• Vergessene oder falsch berechnete Zuschläge: Nacht- und Feiertagszuschläge, die untergehen, oder Sätze, die falsch angesetzt werden — mit direkter Wirkung auf Netto und Steuerfreiheit.
• Pausen nicht sauber abgezogen: Ein pauschaler Pausenabzug, der von der tatsächlich genommenen Pause abweicht, macht die Stunden falsch und kollidiert mit der Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG.
• Minijob-Grenze übersehen: Ein paar Einsätze zu viel, und der Minijobber rutscht über die Verdienstgrenze — mit Folgen für Steuer und Sozialversicherung, die erst in der Abrechnung auffallen.
• Abwesenheiten falsch zugeordnet: Krankheit als Urlaub, Feiertag als unbezahlt — jeder Grund wird anders vergütet, die Verwechslung kostet Geld oder führt zu Nachzahlungen.
• Zeitdruck am Stichtag: Weil der Beitragsnachweis vor Monatsende fällig ist, entsteht die Vorbereitung oft unter Hektik — der ideale Nährboden für Flüchtigkeitsfehler.

Datenschutz: Lohndaten sind besonders sensibel

Entgeltdaten gehören zu den schützenswertesten Personaldaten überhaupt. Für die Vorbereitung der Lohnabrechnung gilt daher: Zugriff nur für Berechtigte — in der Regel die Lohnverantwortlichen und die Geschäftsführung, nicht die Schichtleitung, die den Plan baut. Eine gute Software trennt diese Rollen über ein Rechtekonzept, sodass Kosten- und Lohndaten nur denen sichtbar sind, die sie brauchen. Die Übermittlung an den Steuerberater sollte verschlüsselt erfolgen, und für die Verarbeitung ist ein Auftragsverarbeitungs­vertrag nach Art. 28 DSGVO die saubere Grundlage. Serverstandort in der EU und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (Lohnunterlagen i. d. R. sechs Jahre) gehören ebenfalls zur Pflicht.

Vom Dienstplan zum Lohnexport in der Software

Genau an dieser Kette setzt eine Dienstplan- und Zeiterfassungs-Software an: Sie hält die abrechnungsrelevanten Daten von der Planung bis zum Export durchgängig zusammen, sodass am Monatsende nichts mehr abgetippt werden muss.

• Ist-Stunden aus der Zeiterfassung: Die tatsächlich geleistete Zeit fließt direkt aus der digitalen Zeiterfassung — inklusive korrekt abgezogener Pausen und dem Abgleich gegen die Sollstunden.
• Zuschläge und Überstunden automatisch: Aus hinterlegten Regeln erkennt das System Nacht-, Sonn- und Feiertagsstunden sowie Über­stunden und weist sie getrennt aus — kein manuelles Nachrechnen.
• Abwesenheiten integriert: Urlaub, Krankheit und andere Fehlzeiten sind bereits mit Grund erfasst und fließen richtig zugeordnet in den Export.
• Lohnarten-Mapping: Die Stunden- und Zuschlagsarten sind einmalig den Lohnarten des Lohnprogramms zugeordnet, sodass jeder Wert automatisch an der richtigen Stelle landet.
• Export per Schnittstelle: Ein Klick erzeugt die Datei im passenden Format — DATEV, Lexware und weitere — für den Steuerberater oder das eigene Lohnprogramm.
• Freigabe- und Rechte-Workflow: Zeiten werden geprüft, freigegeben und gesperrt; Lohndaten sind nur für Berechtigte sichtbar.

Anbieter wie Aplano exportieren auf diese Weise die geleisteten Stunden samt Zuschlägen und Abwesenheiten aufbereitet an die Lohnabrechnung — die eigentliche Abrechnung übernimmt dann DATEV bzw. das Lohnbüro. Aus einem fehleranfälligen, hektischen Monatsende wird so ein kurzer, nachvollziehbarer Ablauf: Zeiten prüfen, freigeben, exportieren. Der Dienstplan ist damit nicht nur Einteilungswerkzeug, sondern der Anfang einer durchgängigen Kette bis in die Personalkosten und die Lohnabrechnung.

Lohnabrechnung vorbereiten — auf einen Blick

• Rollen trennen: Die Software bereitet vor (Bewegungsdaten sammeln, exportieren), das Lohnprogramm/der Steuerberater rechnet ab (Brutto-Netto, Steuer, SV).
• Diese Daten braucht die Abrechnung: Ist-Stunden, Überstunden/AZ-Konto, steuerfreie Zuschläge (§ 3b EStG), Abwesenheiten mit Grund, Zulagen, Minijob-Grenze.
• Lohnarten sind die Brücke: Stunden- und Zuschlagsarten einmalig den Lohnarten zuordnen — am besten mit dem Steuerberater.
• Schnittstelle statt Abtippen: Export im passenden Format (DATEV, Lexware, Sage …) statt PDF-Übertragung von Hand.
• Fristen kennen: SV-Beitrag am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig (§ 23 SGB IV) → Zeiten früh prüfen und freigeben; Lohnsteuer-Anmeldung bis zum 10. des Folgemonats.
• Pflicht: Entgeltabrechnung in Textform (§ 108 GewO); digitales Postfach genügt.
• Datenschutz: Lohndaten nur für Berechtigte, verschlüsselte Übermittlung, AV-Vertrag (Art. 28 DSGVO).