Dienstplanung an der Tankstelle: 24/7-Betrieb, Nachtschicht und Jugendschutz richtig planen

Warum die Tankstelle ein Sonderfall der Dienstplanung ist

Kaum ein anderer Betrieb ist so klein besetzt und läuft trotzdem ununterbrochen. Wer an einer Tankstelle einen Dienstplan schreibt, jongliert eine Kombination von Besonderheiten, die in dieser Dichte selten ist:

• Durchgehender Betrieb: Viele Stationen haben 24 Stunden geöffnet, fast alle laufen von früh bis spät in die Nacht. Jede Stunde muss besetzt sein — es gibt kein „geschlossen“, hinter dem sich eine Planungslücke verstecken ließe.
• Mehrere Bereiche, wenige Köpfe: Kasse, Shop, Zapfsäulen, Bistro oder Backshop und die Waschanlage teilen sich oft eine einzige Kraft pro Schicht. Der Bedarf entsteht nicht aus einem Bereich, sondern aus ihrer Überlagerung.
• Nachtarbeit als Normalfall: Spät- und Nachtschichten gehören zum Kerngeschäft und lösen die Pflichten des § 6 ArbZG aus.
• Alleinarbeit mit Bargeld: Die dünn besetzte Nacht macht die Tankstelle zu einem klassischen Überfall-Risikoort — ein Thema des Arbeitsschutzes, nicht nur der Sicherheitstechnik.
• Hoher Aushilfen- und Minijob-Anteil: Viele kleine Verträge, häufige Wechsel und hohe Fluktuation sind die Regel — und damit ein ständiger Planungs- und Ausfall-Druck.

Diese Mischung macht die Tankstelle zu einem der anspruchsvollsten kleinen Dienstpläne überhaupt. Gehen wir die Bausteine der Reihe nach durch.

Der Personalbedarf: aus Frequenz und Bereichen statt aus Öffnungszeiten

Die Öffnungszeit sagt nur, wann die Station offen ist — nicht, wie viele Hände wann gebraucht werden. Die Personalbedarfsplanung leitet den Bedarf aus der Kundenfrequenz je Zeitfenster ab: der Berufsverkehr am Morgen, die Mittagsspitze im Bistro, der Feierabend- und Wochenendverkehr, die ruhigen tiefen Nachtstunden. Bon- und Umsatzzahlen aus dem Kassensystem je Stunde und Wochentag zeichnen diese Wellen nach.

Dazu kommt die Überlagerung der Bereiche. Eine typische Station plant nicht eine Linie, sondern mehrere, die sich eine kleine Mannschaft teilen:

• Kasse und Shop: der dauerhaft besetzte Kern — Bezahlung, Jugendschutz, Warenpflege, Aufsicht.
• Zapfinsel und Außenbereich: Service, Nachfüllen, Sauberkeit, bei Bedienung auch die Betankung.
• Bistro oder Backshop: eigene Spitzen am Morgen und Mittag, oft mit Backshop- oder Bistro-Logik und teils eigenen Hygienepflichten.
• Waschanlage: wetter- und wochentagsabhängig, in Spitzen ein eigener Posten.

In der tiefen Nacht schrumpft das oft auf eine Person, die alles gleichzeitig abdeckt — in Spitzenzeiten braucht es dagegen versetzte Schichten statt eines Marathondienstes. Ein typisches Muster ist deshalb der geteilte Dienst oder gestaffelte Anfangszeiten, die die Morgen- und die Nachmittagsspitze abdecken, ohne die ruhige Zwischenzeit teuer zu überbesetzen. Wer die Schichtmodelle sauber definiert (Früh, Spät, Nacht, dazu kurze Spitzenschichten), plant schneller und fairer.

Nachtarbeit: Pflichten, Ausgleich und die Ruhezeit-Falle

Weil die Tankstelle spät und nachts läuft, ist Nachtarbeit der Normalfall. Nachtzeit ist die Zeit von 23 bis 6 Uhr (§ 2 Abs. 3 ArbZG); wer davon mehr als zwei Stunden arbeitet, leistet Nachtarbeit. Wer das regelmäßig in Wechselschicht oder an mindestens 48 Tagen im Kalenderjahr tut, gilt als Nachtarbeitnehmer nach § 6 ArbZG — mit drei zentralen Folgen:

• Angemessener Ausgleich (§ 6 Abs. 5): Ohne tarifliche Regelung schuldet der Arbeitgeber für die Nachtstunden eine angemessene Zahl bezahlter freier Tage oder einen angemessenen Zuschlag auf das Bruttoarbeitsentgelt.
• Arbeitsmedizinische Vorsorge (§ 6 Abs. 3): Nachtarbeitnehmer haben das Recht, sich vor Beginn und dann in Abständen von höchstens drei Jahren untersuchen zu lassen, ab dem 50. Lebensjahr jährlich — auf Kosten des Arbeitgebers.
• Umsetzungsanspruch (§ 6 Abs. 4): Unter bestimmten Voraussetzungen (gesundheitliche Gefährdung, Betreuung eines Kindes unter zwölf oder eines pflegebedürftigen Angehörigen) besteht ein Anspruch, auf einen Tagesarbeitsplatz umgesetzt zu werden.

Die teuerste operative Falle ist aber die 11-stündige Ruhezeit (§ 5 ArbZG). Tankstellen stehen nicht in der Verkürzungsliste des § 5 Abs. 2 ArbZG (anders als Krankenhäuser, Pflege oder das Gastgewerbe) — die elf Stunden gelten also strikt. Wer um 6 Uhr aus der Nachtschicht geht, darf nicht um 14 Uhr die Spätschicht beginnen; die Ruhezeit startet erst nach dem Ende der Schicht und läuft voll durch. Dasselbe gilt für die 10-Stunden-Höchstgrenze (§ 3) mit ihrem Sechs-Monats-Ausgleich und für die Pausen ab sechs Stunden — eine Pause, die neben der Kasse nebenbei „auf Abruf“ gemacht wird, ist keine wirksame Pause.

Alleinarbeit in der Nacht: Überfallrisiko als Arbeitsschutzthema

Die dünn besetzte Nachtschicht mit Bargeld und freier Zufahrt ist der Grund, warum die Tankstelle im Arbeitsschutz als Risikoort gilt. Ein ausdrückliches gesetzliches Verbot der Alleinarbeit gibt es nicht — die Frage, ob eine Schicht mit einer oder zwei Personen besetzt wird, beantwortet die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 Arbeitsschutzgesetz. Sie muss das Überfallrisiko ausdrücklich bewerten und Schutzmaßnahmen ableiten.

Die Unfallversicherungsträger behandeln das Thema in eigenen Regelwerken: die DGUV Vorschrift 25 „Überfallprävention“ und die konkretisierende DGUV Regel 108-010 für Verkaufsstellen. Daraus ergeben sich typische Maßnahmen — eine jederzeit erreichbare Notruf- und Kommunikationsmöglichkeit, geschlossene Kassen- und Tresorsysteme mit begrenztem Bargeldbestand, bauliche und organisatorische Vorkehrungen und eine Unterweisung vor Beginn und in regelmäßigen Abständen. Ergibt die Beurteilung ein hohes Risiko, kann die Doppelbesetzung in kritischen Nachtzeiten die Konsequenz sein.

Für die Dienstplanung heißt das zweierlei. Erstens: Die Alleinarbeit gehört bewusst geplant, nicht zufällig — mit gesicherter Erreichbarkeit und einer klaren Vertretungskette. Zweitens: Wo Doppelbesetzung nötig ist, muss der Plan sie verlässlich abbilden und darf sie nicht bei jedem Ausfall als Erstes opfern.

Die Sonntagsfrage: über das Ladenöffnungsrecht, nicht über § 10 ArbZG

Hier liegt der häufigste Irrtum. Man erwartet die Tankstelle im Ausnahmekatalog des § 10 Arbeitszeitgesetz — doch dort steht sie nicht. § 10 erlaubt die Sonntagsarbeit kraft Gesetzes für Verkehrsbetriebe, Energie- und Wasserversorgung, Not- und Rettungsdienste und einige weitere Bereiche, nicht aber für den Tankstellenshop. Die Zulässigkeit der Sonntagsarbeit an der Tankstelle läuft stattdessen über das Ladenöffnungsrecht.

Die Logik hat zwei Schichten. Erstens die Öffnung: Schon § 6 Ladenschlussgesetz privilegiert Tankstellen — außerhalb der allgemeinen Ladenöffnungszeiten dürfen Betriebsstoffe, Ersatzteile zur Erhaltung der Fahrbereitschaft und Reisebedarf abgegeben werden. Seit der Föderalismusreform 2006 ist die Ladenöffnung Ländersache; die Landes-Ladenöffnungsgesetze haben diese Privilegierung durchgängig übernommen, sodass Tankstellen praktisch überall rund um die Uhr geöffnet sein dürfen. Zweitens die Beschäftigung: Die Arbeitszeiten der Verkaufskräfte an Sonn- und Feiertagen richten sich nach demselben Landesrecht, in der Tradition des § 17 Ladenschlussgesetz — mit Ersatzruhetagen und einer Mindestzahl freier Sonntage.

Welche Waren genau als Reisebedarf gelten (typischerweise Zeitungen, Tabakwaren, Reiseproviant, kleinere Mengen an Lebensmitteln) und welche Grenzen für die Sonntagsbeschäftigung bestehen, unterscheidet sich je Bundesland — maßgeblich ist immer das am Standort geltende Landesgesetz. Für gesetzliche Feiertage gilt dieselbe Systematik; zu beachten ist, dass die Feiertage nach Bundesland variieren, was besonders bei Stationen nahe einer Landesgrenze oder bei einem Standortverbund über mehrere Länder hinweg relevant wird.

Doppelter Jugendschutz: an der Kasse und beim eigenen Personal

Die Tankstelle ist ein Spätverkaufspunkt für genau die Waren, die der Jugendschutz streng reguliert. Das wirkt auf zwei Ebenen in den Dienstplan hinein.

Erstens an der Kasse: Die Abgabe von Alkohol und Tabak ist altersgebunden. Bier, Wein, Schaumwein und weinähnliche Getränke dürfen nicht an Personen unter 16 abgegeben werden (§ 9 Abs. 1 Nr. 1 JuSchG); Spirituosen und branntweinhaltige Getränke erst ab 18 (§ 9 Abs. 1 Nr. 2); Tabakwaren und E-Zigaretten (auch nikotinfrei) ebenfalls erst ab 18 (§ 10 JuSchG). Jede Kraft, die an der Kasse steht, muss die Alterskontrolle sicher beherrschen — eine Unterweisung vor dem ersten Dienst gehört zum Pflichtprogramm und ist Teil der Einarbeitung.

Zweitens beim eigenen Personal unter 18: Für Jugendliche gilt die Nachtruhe des Jugendarbeitsschutzgesetzes — Beschäftigung nur zwischen 6 und 20 Uhr (§ 14 Abs. 1 JArbSchG). Es gibt keine Tankstellen-Ausnahme: Die wenigen Branchenprivilegien für über 16-Jährige (Gaststätten bis 22 Uhr, mehrschichtige Betriebe bis 23 Uhr) greifen hier nicht. Auszubildende und jugendliche Aushilfen lassen sich daher nur in den Tagschichten einplanen, nie in Spät- oder Nachtschichten. Dazu kommen die weiteren Grenzen des JArbSchG (höchstens 8 Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich, die Fünf-Tage-Woche, die 12-stündige Ruhezeit).

Qualifikation und Unterweisung: was das Shop-Personal wirklich braucht

Hier lohnt eine ehrliche Abgrenzung, weil der Kraftstoff schnell größere Sorgen suggeriert, als für die Besetzung nötig sind. Normales Shop- und Kassenpersonal braucht keinen Gefahrgut- oder ADR-Schein, um den Shop zu betreiben oder Kraftstoff an die Kundschaft abzugeben. Die ADR-Schulungsbescheinigung und der Gefahrgutbeauftragte betreffen die Belieferung mit dem Tankwagen, nicht die Schicht an der Kasse.

Was dagegen zwingend ist, ist die Unterweisung: nach § 12 Arbeitsschutzgesetz, nach der Gefahrstoffverordnung und nach der Betriebssicherheitsverordnung — bei Einstellung und mindestens einmal jährlich, dokumentiert. Sie deckt den Umgang mit Kraftstoff und Gefahrstoffen, Brand- und Explosionsschutz, die Bedienung der technischen Anlagen, die Erste Hilfe und die Überfallprävention ab. Die Pflichten des Betreibers rund um die prüfpflichtigen Anlagen (Tankanlage, Abscheider) und die Prüfung durch eine befähigte Person liegen beim Betreiber und seiner technischen Überwachung, nicht bei der Kassenkraft.

Für den Dienstplan heißt das: Statt Scheinen zählen nachweisbare Unterweisungen und Ersthelfer. Nach der DGUV Vorschrift 1 muss bei zwei bis 20 anwesenden Beschäftigten mindestens ein Ersthelfer vor Ort sein — bei durchgehender Besetzung eine Bedingung, die in jeder Schicht erfüllt sein sollte. Eine Qualifikationsmatrix mit Ablaufwarnungen hält Unterweisungs- und Ersthelferstände im Blick; Sonderfälle wie die Betankung mit Autogas (LPG) oder LNG können zusätzlich eigens unterwiesenes Personal verlangen.

Der Vertragsmix: minijob-geprägt und auf Abruf

Kaum ein Betrieb ist so stark von kleinen Verträgen geprägt wie die Tankstelle. Ein schlanker Kern aus Vollzeit- und Teilzeitkräften — häufig inklusive Stationsleitung oder Pächter — trägt den Betrieb, während ein großer Teil der Abend-, Nacht- und Wochenendschichten über Minijobs und Aushilfen läuft. Die Bausteine:

• Minijob und Teilzeit: Die Minijob-Grenze steigt mit dem Mindestlohn (603 € 2026, voraussichtlich 633 € 2027) und entspricht gut 43 Stunden im Monat. Wird auf Abruf gearbeitet, gelten die Regeln des § 12 TzBfG: Vier-Tage-Ankündigungsfrist, Drei-Stunden-Mindestabruf und die 20-Stunden-Falle, wenn keine wöchentliche Dauer vereinbart ist.
• Werkstudenten: Mit ihrer 20-Stunden-Grenze in der Vorlesungszeit passen sie gut auf Abend- und Wochenendschichten, verlangen aber ein Auge auf die Grenze.
• Vollzeit-Kern: trägt die kritischen Zeiten, die Einarbeitung und die Vertretung — und hält die Fluktuation beherrschbar.

Beim Entgelt bildet der gesetzliche Mindestlohn (13,90 € 2026, 14,60 € 2027) die Untergrenze. Einen allgemeinverbindlichen Branchenmindestlohn für Tankstellen gibt es nicht; es existieren regionale Tarifverträge für das Tankstellen- und Garagengewerbe, die aber nur Tarifgebundene binden. Nacht- und Sonntagszuschläge kommen — soweit vereinbart — obendrauf.

Ausfälle und Vertretung: das Dauerproblem der kleinen Station

Bei einer Ein-Personen-Nacht reißt jeder Ausfall sofort ein Loch, das nicht „intern aufgefangen“ werden kann — es ist schlicht niemand sonst da. Deshalb ist ein funktionierendes Ausfallmanagement an der Tankstelle keine Kür, sondern Betriebsvoraussetzung:

• Springer- und Reservepool (Richtwert 15–20 % Reserve), aus dem sich offene Schichten schnell besetzen lassen.
• Offene Schicht per Push an geeignete, verfügbare Kräfte über die Mitarbeiter-App — statt nachts eine Telefonkette abzuarbeiten.
• Freiwilligkeit beachten: Das Einspringen aus dem Frei ist grundsätzlich freiwillig; eine Pflicht zur Erreichbarkeit entsteht nur über eine vereinbarte und vergütete Rufbereitschaft.
• Krankheit sauber trennen: Eine Krankmeldung führt nach dem Lohnausfallprinzip nicht zu Minusstunden; die Schicht gilt als geleistet.

Standortverbünde — viele Stationen eines Pächters oder einer Gesellschaft — können den Pool stationsübergreifend organisieren: Wer an einer Nachbarstation frei hat und einspringen will, sieht die offene Schicht und kann sie übernehmen. Ein Wunschdienstplan, der harte Verfügbarkeiten von Präferenzen trennt, macht dabei früh sichtbar, wer überhaupt zu welchen Zeiten kann.

Fluktuation gezielt bremsen

Hohe Fluktuation ist an der Tankstelle Alltag — viele junge Kräfte, viele Minijobs, unbeliebte Nacht- und Wochenenddienste. Der Dienstplan ist zugleich der größte Hebel dagegen:

• Früh veröffentlichen: Planbarkeit ist bei Aushilfen und Studierenden das stärkste Bindungsargument.
• Unbeliebte Dienste fair rotieren: Nacht- und Sonntagsschichten gehören nicht immer denselben; Rotation und Transparenz nehmen den Frust.
• Wünsche ernst nehmen: Verfügbarkeiten und Dienstwünsche über die App einsammeln und, wo es geht, berücksichtigen.
• Sauber onboarden: Ein großer Teil der Abgänge passiert früh — strukturierte Einarbeitung inklusive Jugendschutz- und Überfall-Unterweisung senkt die Frühfluktuation.

Zeiterfassung und Kosten im Griff

Was geplant wurde, muss auch erfasst werden — und an der Tankstelle mit ihren Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden hängt daran unmittelbar Geld. Bewährt hat sich die Tablet-Stempeluhr im Kioskmodus oder eine App mit persönlicher Anmeldung. Die erfassten Ist-Zeiten laufen gegen den Plan, Nacht-, Sonntags- und Mehrstunden landen im Arbeitszeitkonto, und die freigegebenen Daten fließen aufbereitet — samt Zuschlägen und Abwesenheiten — in die Lohnabrechnung. Dass die Arbeitszeit vollständig aufzuzeichnen ist, ist ohnehin Pflicht. Kundendaten aus dem Kassensystem und personenbezogene Daten des Teams gehören dabei sauber getrennt (Datenschutz).

Über allem steht der Blick auf die Personalkosten: Nacht- und Sonntagszuschläge, viele kleine Minijob- und Teilzeitverträge und ein durchgehender Betrieb ergeben schnell einen unübersichtlichen Kostenblock. Ihn schon beim Planen zu sehen — je Schicht, Tag und Woche, bei Verbünden je Station — ist der Unterschied zwischen Steuern und Nachrechnen.

Vom Excel-Plan zur Dienstplan-Software

Viele Tankstellen starten mit einer Excel-Vorlage — und stoßen schnell an Grenzen: keine automatische Prüfung von Ruhezeiten, Nachtarbeit und Jugendarbeitsschutz, keine Nacht- und Sonntagszuschläge auf Knopfdruck, kein Ausfallmanagement für die Ein-Personen-Nacht, keine App fürs Team und bei mehreren Stationen kein sauberer Blick über alle Standorte. Genau die Punkte, an denen die Tankstelle am meisten leidet, deckt eine Dienstplan-Software ab. Anbieter wie Aplano führen die Bausteine dieses Guides in einem System zusammen:

• Bereiche in einem Plan: Kasse, Shop, Bistro und Waschanlage mit unterschiedlichen Bedarfen und Qualifikationen gemeinsam planen.
• Regeln automatisch: Ruhezeit, Höchstarbeitszeit, Pausen, Nachtarbeit und die 20-Uhr-Grenze des Jugendarbeitsschutzes (aus dem Geburtsdatum) werden beim Planen geprüft, statt hinterher aufzufallen.
• Jugendschutz und Alleinarbeit abbilden: Alter als harte Sperre für Spät- und Nachtschichten, Doppelbesetzung in kritischen Nachtzeiten als Vorgabe statt als Zufall.
• Zuschläge korrekt: Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden werden erkannt, ausgewiesen und in die Lohnvorbereitung übergeben.
• Kosten live: Personalkosten je Schicht, Tag und Woche schon beim Planen sehen und gegen ein Budget steuern.
• Ausfälle in Sekunden: offene Schichten per Push an geeignete, verfügbare Kräfte ausschreiben — bei Verbünden stationsübergreifend statt Telefonkette in der Nacht.

Der Umstieg lohnt sich meist schon dann, wenn die eingesparte Planungszeit, die vermiedenen Verstöße gegen Ruhezeit und Jugendarbeitsschutz, die korrekt berechneten Zuschläge und die geringere Fluktuation die Softwarekosten übersteigen — was bei einem durchgehenden Betrieb mit vielen Kleinverträgen schnell der Fall ist. Für Stationen mit größerem Shop oder Bistroteil lohnt zusätzlich ein Blick in die verwandten Guides zum Einzelhandel, zur Gastronomie und zur Bäckerei.

Dienstplanung an der Tankstelle — auf einen Blick

• 24/7-Betrieb: jede Stunde besetzen, mehrere Bereiche (Kasse/Shop, Zapfinsel, Bistro, Waschanlage) mit kleiner Mannschaft; Bedarf aus Frequenz und Bereichen, nicht aus der Öffnungszeit.
• Nachtarbeit: § 6 ArbZG mit Ausgleich, Vorsorge und Umsetzungsanspruch; strikte 11-Stunden-Ruhezeit (Tankstelle nicht in der Verkürzungsliste des § 5 Abs. 2 ArbZG).
• Alleinarbeit: Überfallrisiko als Arbeitsschutzthema (§ 5 ArbSchG, DGUV Vorschrift 25 und Regel 108-010); Doppelbesetzung folgt der Gefährdungsbeurteilung.
• Sonntag: über das Ladenöffnungsrecht der Länder (nicht § 10 ArbZG); Tankstellen für Betriebsstoffe und Reisebedarf privilegiert; Ersatzruhetag und freie Sonntage nach Landesrecht; Zuschlag nur per Tarif/Vereinbarung.
• Jugendschutz doppelt: an der Kasse Alkohol (§ 9) und Tabak (§ 10 JuSchG), beim eigenen Personal die 20-Uhr-Grenze für unter 18-Jährige (§ 14 JArbSchG, keine Tankstellen-Ausnahme).
• Qualifikation: kein Gefahrgut-Schein fürs Shop-Personal, aber Pflicht-Unterweisung (§ 12 ArbSchG) und Ersthelfer je Schicht.
• Vertragsmix: minijob- und abrufgeprägt (603 € / 633 €, § 12 TzBfG); Mindestlohn 13,90 € / 14,60 € als Untergrenze, kein allgemeinverbindlicher Branchenmindestlohn.
• Ausfall & Kosten: Springerpool und offene Schicht per Push gegen die Ein-Personen-Nacht; Zuschläge und Kleinverträge treiben die Personalkosten, Zeiterfassung und Arbeitszeitkonto digital verzahnen.