Kurzarbeit & Kurzarbeitergeld im Schichtbetrieb: Voraussetzungen, Berechnung & Ablauf

Was ist Kurzarbeit?

Wenn Aufträge einbrechen, Lieferketten stocken oder eine Behörde den Betrieb vorübergehend ausbremst, steht weniger Arbeit an, als Personal da ist. Kurzarbeit ist das arbeits- und sozialrechtliche Instrument für genau diese Lage: Die Arbeitszeit wird vorübergehend abgesenkt — und mit ihr der Lohnanspruch —, damit der Betrieb die Durststrecke übersteht, ohne kündigen zu müssen. Den größten Teil des entgangenen Verdienstes gleicht das Kurzarbeitergeld (KUG) aus, eine Lohnersatzleistung der Bundesagentur für Arbeit nach dem Dritten Sozialgesetzbuch (§§ 95 ff. SGB III).

Die Idee dahinter ist volkswirtschaftlich wie betrieblich sinnvoll: Der Arbeitgeber behält sein eingespieltes, eingearbeitetes Team und muss nach der Krise nicht mühsam neu rekrutieren und einarbeiten; die Beschäftigten behalten ihren Arbeitsplatz und einen großen Teil ihres Einkommens. Die Arbeitszeit kann dabei um beliebige Anteile sinken — von wenigen Stunden bis zur vollständigen Einstellung der Arbeit. Fällt die Arbeit zu 100 % aus, spricht man von Kurzarbeit Null.

Kurzarbeit einführen: eine Rechtsgrundlage muss her

Der häufigste und teuerste Irrtum zuerst: Kurzarbeit lässt sich nicht per Aushang anordnen. Sie kürzt die vertraglich geschuldete Arbeitszeit und das Entgelt — ein Eingriff, den das Direktionsrecht nach § 106 GewO nicht deckt. Ohne wirksame Grundlage bleibt der volle Lohnanspruch bestehen, auch wenn gar nicht gearbeitet wird. Als Rechtsgrundlage kommen in Betracht:

• Betriebsvereinbarung: In Betrieben mit Betriebsrat der Regelfall. Sie legt Beginn, Dauer, Umfang und die betroffenen Bereiche fest — und deckt zugleich die Mitbestimmung ab.
• Tarifvertrag: Viele Branchentarifverträge enthalten Öffnungsklauseln, die Kurzarbeit unter bestimmten Voraussetzungen ermöglichen.
• Arbeitsvertragliche Kurzarbeitsklausel: Eine im Arbeitsvertrag vorab vereinbarte, hinreichend bestimmte Klausel mit angemessener Ankündigungsfrist. Zu pauschale Klauseln sind unwirksam.
• Individuelle Zustimmung: Fehlt alles andere, hilft nur die freiwillige Einwilligung jedes einzelnen betroffenen Beschäftigten — in der Praxis der unsicherste Weg.

Voraussetzungen für das Kurzarbeitergeld (§§ 95–99 SGB III)

Ob der Betrieb Kurzarbeit einführen darf, ist die eine Frage; ob die Agentur für Arbeit dafür Kurzarbeitergeld zahlt, die andere. Für den Anspruch müssen vier Gruppen von Voraussetzungen erfüllt sein (§ 95 SGB III):

1. Erheblicher Arbeitsausfall (§ 96 SGB III)

Der Arbeitsausfall muss auf wirtschaftlichen Gründen oder einem unabwendbaren Ereignis beruhen, vorübergehend und unvermeidbar sein. Und er muss eine Mindestgröße erreichen: Im jeweiligen Kalendermonat muss mindestens ein Drittel der im Betrieb Beschäftigten von einem Entgeltausfall von jeweils mehr als 10 % des monatlichen Bruttoentgelts betroffen sein.

2. Betriebliche Voraussetzungen (§ 97 SGB III)

Im Betrieb muss mindestens ein sozialversicherungspflichtig Beschäftigter angestellt sein; auf einzelne Betriebsabteilungen kann Kurzarbeit beschränkt werden.

3. Persönliche Voraussetzungen (§ 98 SGB III)

Anspruchsberechtigt sind nur Beschäftigte, die ihr versicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis ungekündigt fortsetzen. Daraus folgt:

• Minijobber erhalten kein Kurzarbeitergeld — sie sind nicht in der Arbeitslosenversicherung versichert. Für geringfügig Beschäftigte ist Kurzarbeit als KUG-Instrument also kein Ausweg.
• Gekündigte Beschäftigte oder solche mit Aufhebungsvertrag sind ab dem Zeitpunkt der Beendigungsvereinbarung ausgeschlossen.
• Auszubildende sind nur nachrangig einbezogen: Die Ausbildung ist mit allen zumutbaren Mitteln fortzuführen; lässt sich der Ausfall nicht vermeiden, bleibt die Ausbildungsvergütung zunächst sechs Wochen bestehen (§ 19 BBiG), bevor KUG greift.

4. Anzeige des Arbeitsausfalls (§ 99 SGB III)

Der Arbeitsausfall ist bei der Agentur für Arbeit am Betriebssitz schriftlich oder elektronisch anzuzeigen — mit Begründung und, falls vorhanden, Stellungnahme des Betriebsrats. Wichtig ist der Zeitpunkt: Kurzarbeitergeld wird frühestens ab dem Kalendermonat geleistet, in dem die Anzeige bei der Agentur eingegangen ist. Wer erst Wochen später anzeigt, verschenkt Leistung.

Unvermeidbarkeit: erst Urlaub und Zeitguthaben, dann Kurzarbeit

Die Hürde, an der viele Anträge scheitern, ist die Unvermeidbarkeit (§ 96 Abs. 4 SGB III). Ein Arbeitsausfall gilt nur dann als unvermeidbar, wenn der Betrieb alle zumutbaren Vorkehrungen getroffen hat, ihn zu verhindern oder zu verringern. Konkret heißt das vor allem: Vorhandene Arbeitszeitguthaben (Plusstunden auf dem Arbeitszeitkonto) und noch nicht verplanter Erholungsurlaub aus dem laufenden Jahr sind vorrangig einzusetzen, um die Lücke zu füllen.

Ausgenommen ist Urlaub, für den bereits konkrete Urlaubswünsche oder eine Planung vorliegen, und — je nach Auslegung — übertragener Resturlaub aus dem Vorjahr. Erst der Ausfall, der auch nach dem Abbau von Guthaben und Urlaub übrig bleibt, ist kurzarbeitergeldfähig. Für den Betrieb bedeutet das: Wer sein Arbeitszeitkonto und seine Urlaubskonten sauber führt, kann gegenüber der Agentur belegen, dass der verbleibende Ausfall tatsächlich unvermeidbar ist.

Höhe und Berechnung des Kurzarbeitergeldes

Das Kurzarbeitergeld ersetzt nicht den vollen Lohnausfall, sondern einen festen Anteil der Nettoentgeltdifferenz (§ 105 SGB III):

• 60 % der Nettoentgeltdifferenz für Beschäftigte ohne Kind,
• 67 % für Beschäftigte mit mindestens einem Kind.

Die Nettoentgeltdifferenz ist der Unterschied zwischen zwei rechnerischen Größen: dem Soll-Entgelt (das Bruttoentgelt, das der Beschäftigte ohne den Arbeitsausfall im Monat verdient hätte) und dem Ist-Entgelt (das tatsächlich erzielte, verminderte Bruttoentgelt). Aus beiden wird nach einer gesetzlichen Pauschalierung ein Netto ermittelt; die Differenz dieser Nettobeträge ist die Basis für die 60 bzw. 67 %. Nach oben ist die Rechnung durch die Beitragsbemessungsgrenze der Arbeitslosenversicherung gedeckelt.

Die Bezugsdauer ist begrenzt: regulär auf 12 Monate (§ 104 SGB III). Für Betriebe, deren Anspruch bereits 2025 entstanden ist und ununterbrochen fortbesteht, ist sie über die Vierte Verordnung über die Bezugsdauer für das Kurzarbeitergeld auf bis zu 24 Monate verlängert — längstens bis zum 31. Dezember 2026. Für neu ab 2026 beginnende Fälle gilt wieder die reguläre 12-Monats-Grenze. Wird die Kurzarbeit für mindestens drei zusammenhängende Monate unterbrochen, beginnt die Bezugsdauer neu zu laufen.

Was Kurzarbeit den Arbeitgeber kostet

Kurzarbeit entlastet den Betrieb bei den Personalkosten, ist aber nicht kostenlos. Zwei Punkte sind wichtig:

• Vorleistung und Erstattung: Der Arbeitgeber berechnet und zahlt das Kurzarbeitergeld zunächst selbst mit der Lohnabrechnung an die Beschäftigten aus und lässt es sich anschließend von der Agentur für Arbeit erstatten. Das KUG läuft also über die betriebliche Lohnabrechnung, ist aber wirtschaftlich eine Leistung der Arbeitsverwaltung.
• Sozialversicherungsbeiträge auf den Ausfall: Für die ausgefallenen Stunden trägt der Arbeitgeber die Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung grundsätzlich allein, berechnet auf ein fiktives Entgelt von 80 % der ausgefallenen Bruttovergütung. Die während der Pandemie geltende Erstattung dieser Beiträge durch die Agentur für Arbeit ist ausgelaufen — sie gehört heute zu den vom Betrieb zu tragenden Kosten.

Ablauf und Fristen im Überblick

Der Weg zum Kurzarbeitergeld folgt einem festen Ablauf:

• 1. Rechtsgrundlage schaffen: Betriebsvereinbarung, Tarifregelung, Klausel oder Zustimmung — mit Beteiligung des Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG).
• 2. Arbeitsausfall anzeigen: Schriftliche/elektronische Anzeige bei der Agentur für Arbeit im Monat des Ausfalls (§ 99 SGB III) — KUG erst ab dem Monat der Anzeige.
• 3. Kurzarbeit umsetzen: Die reduzierte Arbeitszeit im Dienstplan abbilden, Guthaben und Resturlaub vorrangig abbauen, Ist-Zeiten erfassen.
• 4. Monatlich abrechnen und beantragen: Für jeden Kalendermonat werden die Ausfallstunden und das KUG berechnet, an die Beschäftigten ausgezahlt und die Erstattung bei der Agentur beantragt.
• 5. Ausschlussfrist wahren: Der Leistungsantrag ist innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des jeweiligen Anspruchsmonats zu stellen (§ 325 Abs. 3 SGB III) — versäumte Monate sind verloren.

Kurzarbeit im Schichtbetrieb: die Planungs- und Datenseite

Im Schichtbetrieb ist Kurzarbeit zuerst ein Planungsproblem und dann ein Abrechnungsthema. Die entscheidende Größe — die Ausfallstunden — ist nichts anderes als die Differenz zwischen der ursprünglich geplanten Sollarbeitszeit und der tatsächlich geleisteten Ist-Arbeitszeit. Genau diese Soll-Ist-Rechnung liefern Dienstplan und Zeiterfassung ohnehin. Eine Software unterstützt an mehreren Stellen:

• Reduzierte Schichten abbilden: Die gekürzte Arbeitszeit lässt sich im Plan als verkürzte Schichten oder als geplante Ausfalltage darstellen — der reduzierte Personalbedarf wird sichtbar, statt in einer Nebentabelle zu verschwinden.
• Ausfallstunden je Mitarbeiter und Monat auswerten: Aus dem Soll-Ist-Vergleich ergeben sich die kurzarbeitsbedingten Ausfallstunden pro Person und Kalendermonat — die zentrale Bewegungsgröße für die KUG-Abrechnung und den Leistungsantrag.
• Arbeitszeitguthaben führen: Das Arbeitszeitkonto zeigt, welche Plusstunden vor der Kurzarbeit noch abzubauen sind — der Nachweis der Unvermeidbarkeit.
• Abwesenheiten sauber trennen: Urlaub, Krankheit und Feiertag werden — anders als der wirtschaftliche Ausfall — nicht als KUG-Stunden gewertet; eine getrennte Erfassung verhindert, dass sie in der Abrechnung durcheinandergeraten.
• Daten an die Lohnabrechnung übergeben: Die aufbereiteten Stunden fließen in die Lohnabrechnung, die daraus KUG und Beiträge berechnet und den Antrag an die Agentur stellt.

Kurzarbeit & Kurzarbeitergeld — auf einen Blick

• Zweck: Arbeitszeit vorübergehend senken, Beschäftigung sichern statt kündigen; Lohnausfall über das Kurzarbeitergeld der Agentur für Arbeit abfedern.
• Einführung: keine einseitige Anordnung — Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag, Klausel oder Zustimmung nötig; Betriebsrat bestimmt mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG).
• Voraussetzung: erheblicher, vorübergehender, unvermeidbarer Arbeitsausfall; mindestens ein Drittel der Belegschaft mit über 10 % Entgeltausfall (§ 96 SGB III); die Corona-10-%-Schwelle ist ausgelaufen.
• Erst Guthaben und Urlaub: Arbeitszeitguthaben und Resturlaub des laufenden Jahres sind vorrangig abzubauen (Unvermeidbarkeit, § 96 Abs. 4).
• Höhe: 60 % der Nettoentgeltdifferenz, mit Kind 67 % (§ 105 SGB III); gedeckelt durch die Beitragsbemessungsgrenze.
• Dauer: regulär 12 Monate (§ 104 SGB III), in Altfällen 2026 bis zu 24 Monate; drei Monate Unterbrechung setzen die Dauer zurück.
• Kein Anspruch: Minijobber (nicht versichert) und gekündigte Beschäftigte; Azubis nur nachrangig.
• Fristen: Anzeige im Monat des Ausfalls (§ 99), Leistungsantrag binnen drei Monaten nach dem Anspruchsmonat (§ 325 Abs. 3 SGB III).
• Software-Winkel: Dienstplan und Zeiterfassung liefern die Ausfallstunden (Soll-Ist) und Arbeitszeitkonten als Grundlage der Abrechnung — die Abrechnung selbst macht das Lohnprogramm.