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Ratgeber · Praxis

Dienstplanung im Transport- und Fahrdienst: der Praxis-Guide für Spedition, Güterverkehr & ÖPNV

Warum der Transport- und Fahrdienst ein Sonderfall der Dienstplanung ist

Ein Handels- oder Pflegebetrieb plant Menschen in Schichten an einem Ort. Ein Transportbetrieb plant Menschen in Fahrzeuge, die sich über Straßen und Landesgrenzen bewegen — und über der Arbeitszeit liegt ein zweites, strenges Zeitregime, das andere Branchen gar nicht kennen. Wer in Spedition, Güterverkehr oder ÖPNV einen Dienstplan schreibt, jongliert mehrere Besonderheiten, die es in dieser Kombination sonst nicht gibt:

  • Zwei Zeitregime gleichzeitig: Über der Arbeitszeit (§ 21a ArbZG) liegen die fahrzeugbezogenen Lenk- und Ruhezeiten der EU-Verordnung (EG) 561/2006. Beide gelten parallel — und die jeweils strengere Grenze zählt.
  • Der Tachograph schreibt mit: Lenkzeiten, Pausen und Ruhezeiten werden lückenlos aufgezeichnet und von Polizei und BAG (Bundesamt für Logistik und Mobilität) kontrolliert. Verstöße sind unmittelbar nachweisbar und werden bußgeldbewehrt geahndet.
  • Qualifikation als Zugangsvoraussetzung: Ohne die richtige Führerscheinklasse, die gültige BKrFQG-Weiterbildung (Schlüsselzahl 95) und die Fahrerkarte darf niemand gewerblich fahren — die Qualifikation ist harte Planungsbedingung, kein Zusatz.
  • Bedarf aus Touren und Umläufen: Nicht eine Umsatz- oder Frequenzkurve, sondern der Tourenplan (Güterverkehr) oder der Fahrplan und Umlaufplan (ÖPNV) geben vor, wann welches Fahrzeug wie lange besetzt sein muss.
  • Geteilte Dienste und lange Dienstspannen: Gerade im Linienverkehr sind Frühdienste vor Betriebsbeginn, Spätdienste bis in die Nacht und geteilte Dienste mit langer Unterbrechung der Alltag.

Die gute Nachricht: Jeder dieser Punkte lässt sich sauber planen. Die folgenden zehn Schritte gehen sie der Reihe nach durch.

Schritt 1: Den Bedarf aus Touren- und Umlaufplan ableiten

Am Anfang steht nicht die Frage Wer hat Zeit?, sondern Welches Fahrzeug muss wann wie lange fahren? Im Güterverkehr ergibt sich der Bedarf aus dem Auftrags- und Tourenplan: Sendungen, Relationen, Be- und Entladefenster, Zeitfenster beim Kunden. Im ÖPNV steht er im Fahrplan, aus dem der Umlaufplan (welches Fahrzeug fährt welche Fahrten hintereinander) und daraus der Dienstplan (welcher Fahrer übernimmt welchen Umlauf) abgeleitet wird.

Der Weg von der Aufgabe zur Kopfzahl ist derselbe wie in anderen Branchen — nur ist die Bezugsgröße nicht der Umsatz, sondern die zu fahrende Leistung: aus Touren bzw. Umläufen die benötigten Fahrerstunden je Zeitfenster, daraus die Zahl der Fahrer, plus ein Reservepuffer für Ausfälle. Wie man von der Arbeitsmenge zum Personalbedarf und zu einem sinnvollen Puffer rechnet, zeigt der Beitrag Personalbedarfsplanung.

Der entscheidende Unterschied zum Ein-Standort-Betrieb: Ein Transportbetrieb plant fast immer über mehrere Depots oder Niederlassungen und wechselnde Einsatzorte. Der Dienstplan muss deshalb Fahrer, Fahrzeuge und Touren dem richtigen Standort zuordnen — und dabei die Lenk- und Ruhezeiten sowie die Arbeitszeit über den ganzen Einsatz im Blick behalten.

Schritt 2: Die zwei Zeitregime auseinanderhalten

Der häufigste Planungsfehler im Fahrdienst ist, Lenkzeit mit Arbeitszeit zu verwechseln. Es sind zwei getrennte Ebenen, die gleichzeitig gelten:

  • Lenk- und Ruhezeiten (fahrzeugbezogen): Sie begrenzen nur die reine Zeit am Steuer und die dazwischenliegenden Pausen und Ruhezeiten. Rechtsgrundlage ist die EU-Verordnung (EG) 561/2006, überwacht über den Tachographen. Details in Schritt 3.
  • Arbeitszeit (personenbezogen): Sie umfasst alles, was der Fahrer tut — auch Be- und Entladen, Warten, Rangieren, Fahrzeugpflege, Papierkram. Rechtsgrundlage sind die Sondervorschriften des § 21a ArbZG. Details in Schritt 4.

Beide Grenzen müssen zugleich eingehalten werden, und es zählt jeweils die strengere. Ein Fahrer kann seine Tageslenkzeit noch nicht ausgeschöpft haben und trotzdem an der Arbeitszeitgrenze stehen — etwa nach einem Tag mit viel Ladetätigkeit und Wartezeit und wenig Fahrt. Umgekehrt begrenzt an einem reinen Fernfahrttag die Lenkzeit den Einsatz früher als die Arbeitszeit.

Schritt 3: Lenk- und Ruhezeiten nach VO (EG) 561/2006 planen

Die EU-Verordnung (EG) Nr. 561/2006 gilt im Güterverkehr für Fahrzeuge über 3,5 Tonnen zulässigem Gesamtgewicht und im Personenverkehr für Fahrzeuge mit mehr als neun Sitzplätzen (einschließlich Fahrer). Ihre Kernwerte gehören in jeden Fahrdienst-Plan:

  • Tageslenkzeit: höchstens 9 Stunden, zweimal pro Woche verlängerbar auf 10 Stunden.
  • Wochen- und Doppelwochenlenkzeit: höchstens 56 Stunden pro Woche und 90 Stunden in zwei aufeinanderfolgenden Wochen.
  • Fahrtunterbrechung: nach spätestens 4,5 Stunden Lenkzeit eine Pause von 45 Minuten, teilbar in 15 + 30 Minuten (in dieser Reihenfolge).
  • Tägliche Ruhezeit: regelmäßig 11 Stunden, bis zu dreimal zwischen zwei Wochenruhezeiten reduzierbar auf 9 Stunden; alternativ aufteilbar in 3 + 9 Stunden (die maximale Schichtspanne liegt dann bei 15 Stunden).
  • Wöchentliche Ruhezeit: regelmäßig 45 Stunden, jede zweite Woche reduzierbar auf 24 Stunden — die eingesparte Zeit ist innerhalb von drei Wochen als zusammenhängende Ruhezeit auszugleichen.
  • Kabinenschlafverbot und Rückkehrpflicht: Die regelmäßige wöchentliche Ruhezeit darf nicht im Fahrzeug verbracht werden; der Arbeitgeber muss eine geeignete Unterkunft ermöglichen und die Rückkehr des Fahrers zum Betriebssitz oder Wohnort im vorgeschriebenen Turnus organisieren.

Für bestimmte Einsätze gibt es Ausnahmen — etwa die Handwerkerregelung für Fahrten im Umkreis von 100 km mit Fahrzeugen bis 7,5 Tonnen, sofern das Fahren nicht die Haupttätigkeit ist. Umgekehrt hat das EU-Mobilitätspaket den Anwendungsbereich ausgeweitet: Seit dem 1. Juli 2026 gelten die Lenk- und Ruhezeiten auch für leichtere Nutzfahrzeuge zwischen 2,5 und 3,5 Tonnen im grenzüberschreitenden Verkehr und im Kabotageverkehr. Was genau gilt, hängt vom Fahrzeug, vom Gewicht und von der Art des Verkehrs ab — das gehört je Fahrzeug und Tour geklärt.

Schritt 4: Die Arbeitszeit nach § 21a ArbZG im Griff behalten

Neben den Lenk- und Ruhezeiten gilt für das Fahrpersonal das Arbeitszeitgesetz — allerdings mit den Sondervorschriften des § 21a ArbZG, die die EU-Richtlinie 2002/15/EG umsetzen. Die wichtigsten Punkte:

  • Wöchentliche Höchstarbeitszeit: im Schnitt 48 Stunden; verlängerbar auf bis zu 60 Stunden in einzelnen Wochen, sofern im Durchschnitt von vier Kalendermonaten (oder 16 Wochen) 48 Stunden nicht überschritten werden.
  • Bereitschaftszeit: Zeiten, in denen sich der Fahrer bereithalten muss, deren Dauer aber im Voraus bekannt ist (etwa Wartezeit als Beifahrer oder an der Grenze), zählen unter den Voraussetzungen des § 21a Abs. 3 nicht als Arbeitszeit — und auch nicht als Ruhezeit.
  • Pausen: Nach § 21a Abs. 4 ist die Arbeit spätestens nach 6 Stunden zu unterbrechen — bei einer Gesamtarbeitszeit von 6 bis 9 Stunden mindestens 30 Minuten, darüber mindestens 45 Minuten (teilbar in Blöcke von je mindestens 15 Minuten). Diese Arbeitszeitpause ist von der lenkzeitbedingten Fahrtunterbrechung zu unterscheiden; in der Praxis werden sie oft zusammengelegt.
  • Nachtarbeit: Wird in den Nachtzeitraum hinein gearbeitet, ist die Arbeitszeit je 24-Stunden-Zeitraum auf 10 Stunden begrenzt.

Weil § 21a ArbZG teils vom allgemeinen Arbeitszeitrecht abweicht, lohnt der Blick auf die Grundlagen im Beitrag Arbeitszeitgesetz & Schichtarbeit; die allgemeinen Regeln zu Ruhepausen erklärt Pausenregelung im Schichtbetrieb, den Nachtarbeitsschutz der Beitrag Nachtarbeit im Schichtbetrieb.

Schritt 5: Den Sonderfall Linienverkehr (ÖPNV) einordnen

Nicht für jeden Bus gilt dasselbe. Für den Linienverkehr mit einer Linienlänge bis 50 Kilometer — der typische Stadt- und Regionalbusverkehr — greift statt der EU-Verordnung (EG) 561/2006 die nationale Fahrpersonalverordnung (FPersV). Sie enthält eigene, auf den Linienbetrieb zugeschnittene Vorgaben zu Lenkzeiten, Fahrtunterbrechungen und Ruhezeiten. Überschreitet eine Linie 50 Kilometer, gilt wieder das EU-Regime.

Im ÖPNV kommen zwei weitere Eigenheiten hinzu, die den Dienstplan prägen:

  • Tarifverträge: In den Verkehrsbetrieben gelten meist die Spartentarifverträge Nahverkehr (TV-N) der jeweiligen Bundesländer. Sie regeln Dienstlänge, Dienstspanne, Wende- und Pausenzeiten, geteilte Dienste sowie Zulagen — oft enger als das Gesetz. Wo ein Betriebs- oder Personalrat besteht, bestimmt er bei der Lage und Verteilung der Arbeitszeit mit (siehe Mitbestimmung des Betriebsrats).
  • Geteilte Dienste: Weil der Fahrgastbedarf morgens und nachmittags Spitzen hat und dazwischen einbricht, sind geteilte Dienste (ein Block früh, ein Block am Nachmittag, dazwischen eine unbezahlte Unterbrechung) im Linienverkehr Standard. Ihre rechtliche Behandlung — die Lücke ist Freizeit, keine Arbeitszeit — erklärt der Beitrag Geteilter Dienst.

Schritt 6: Qualifikation und Nachweise als harte Bedingung führen

Im Fahrdienst entscheidet die Qualifikation, wer ein bestimmtes Fahrzeug überhaupt bewegen darf. Sie ist damit — wie im Sicherheits- oder Baugewerbe — eine harte Planungsbedingung. Dazu gehören:

  • Führerscheinklasse: C/C1 und CE/C1E im Güterverkehr, D/D1 und DE/D1E im Personenverkehr — passend zu Fahrzeug und Anhänger.
  • Berufskraftfahrer-Qualifikation (BKrFQG): Grundqualifikation plus verpflichtende Weiterbildung von 35 Stunden (fünf Module à 7 Stunden) in jedem Fünf-Jahres-Zyklus, nachgewiesen über die Schlüsselzahl 95 im Führerschein — mit Ablaufdatum. Ohne gültige Schlüsselzahl 95 ist der gewerbliche Einsatz nicht zulässig; das Bußgeld beträgt bis zu 5.000 € für den Fahrer und bis zu 20.000 € für den Unternehmer.
  • Fahrerkarte: die persönliche Chipkarte für den digitalen Tachographen (Schritt 7), ohne die im geregelten Verkehr nicht gefahren werden darf.
  • Zusatznachweise je Einsatz: ADR-Bescheinigung für Gefahrguttransporte, gegebenenfalls Module für bestimmte Fahrzeuge, sowie die vorgeschriebenen ärztlichen und augenärztlichen Untersuchungen bei den Klassen C und D.

Schritt 7: Den digitalen Tachographen und die Nachweispflichten verstehen

Der digitale Tachograph (das Kontrollgerät nach der VO (EU) 165/2014, in der aktuellen Ausbaustufe als „intelligenter Tachograph“ der zweiten Generation) zeichnet fahrzeugbezogen auf, was am Steuer geschieht: Lenkzeiten, Fahrtunterbrechungen, Bereitschaft und Ruhezeiten. Jeder Fahrer identifiziert sich mit seiner persönlichen Fahrerkarte. Für die Planung und die Dokumentation sind vor allem die Fristen wichtig:

  • Regelmäßiges Auslesen: Die Fahrerkarte ist mindestens alle 28 Tage auszulesen, der Massenspeicher des Fahrzeugs mindestens alle 90 Tage. Die Daten sind aufzubewahren und auf Verlangen vorzulegen.
  • Mitführpflicht: Der Fahrer muss die Aufzeichnungen des laufenden Tages und der vorausgegangenen Tage mitführen (nach den einschlägigen Vorgaben die letzten 28 Kalendertage). Tätigkeiten ohne Fahrt — etwa ein anderer Dienst oder Urlaub — sind gegebenenfalls manuell nachzutragen.
  • Kontrolle: Polizei und das Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM) kontrollieren auf der Straße und im Betrieb. Verstöße gegen Lenk- und Ruhezeiten sind über die Tachographendaten unmittelbar nachweisbar und werden gegen Fahrer und Unternehmen geahndet.

Wichtig für den Dienstplan: Der Tachograph dokumentiert die Lenkzeit, nicht die gesamte Arbeitszeit. Für die vollständige Arbeitszeiterfassung nach § 21a ArbZG und nach der allgemeinen Erfassungspflicht braucht es zusätzlich ein eigenes System (Schritt 10).

Schritt 8: Nacht-, Sonntag- und Feiertagsarbeit richtig behandeln

Der Fahrdienst läuft rund um die Uhr und über das Wochenende. Rechtlich ist das im Verkehr ausdrücklich vorgesehen:

  • Sonn- und Feiertagsarbeit: Das Beschäftigungsverbot des § 9 ArbZG gilt zwar auch hier, aber § 10 Abs. 1 ArbZG nennt die Personen- und Güterbeförderung ausdrücklich als Ausnahmebereich. Sonntags- und Feiertagsarbeit ist im Fahrdienst damit — anders als im Einzelhandel oder im reinen Lager — ohne Einzelgenehmigung zulässig. Zu beachten bleiben der Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen und die mindestens 15 freien Sonntage im Jahr (§ 11 ArbZG). Die Erlaubnisseite erklärt der Beitrag Feiertagsarbeit nach dem ArbZG.
  • Nachtarbeit: Sie ist erlaubt, unterliegt aber dem Nachtarbeitsschutz des § 6 ArbZG und der 10-Stunden-Grenze des § 21a bei Nachtarbeit. Mehr im Beitrag Nachtarbeit im Schichtbetrieb.
  • Zuschläge sind eine getrennte Frage: Steuerfreie Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit nach § 3b EStG sind nicht gesetzlich geschuldet — ein Anspruch entsteht nur über Tarifvertrag (im ÖPNV üblich) oder Arbeitsvertrag. Die drei Fragen Erlaubnis, Ausgleich und Zuschlag sauber zu trennen, zeigt der Beitrag Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit.

Schritt 9: Ausfälle auffangen und Fahrer binden

Fällt ein Fahrer kurzfristig aus, darf die Tour nicht liegen bleiben und der Bus nicht am Depot stehen. Weil der Fahrermangel in der Branche strukturell ist, ist ein durchdachtes Ausfall- und Bindungskonzept hier besonders wichtig:

  • Reserve- und Springerpool: Ein eingeplanter Puffer von rund 15–20 % fängt Krankheit und kurzfristige Ausfälle ab, ohne dass jede Lücke zur Krise wird. Wie man ihn dimensioniert, zeigt der Beitrag Springerpool & Ausfallmanagement.
  • Einspringen bleibt freiwillig: Wer frei hat, ist nicht verpflichtet einzuspringen; eine Pflicht zur Erreichbarkeit entsteht nur über vereinbarte und vergütete Bereitschaft. Und auch beim Einspringen gelten Lenk-, Ruhe- und Arbeitszeitgrenzen unverändert. Details im Beitrag Krankmeldung & kurzfristiger Ausfall.
  • Offene Schicht statt Telefonkette: Eine frei gewordene Tour lässt sich per Push an geeignete, verfügbare Fahrer ausschreiben — schneller und fairer als das Herumtelefonieren. Grundlage sind hinterlegte Verfügbarkeiten und Wünsche und ein geregelter Schichttausch.
  • Bindung über gute Planung: Früh veröffentlichte Pläne, faire Rotation unbeliebter Dienste (Nacht, geteilte Dienste, Wochenende), verlässliche freie Tage und ein sauberes Onboarding sind der größte Hebel gegen die hohe Fluktuation.

Schritt 10: Arbeitszeit erfassen und über mehrere Standorte steuern

Kaum ein Betrieb ist so verteilt wie ein Transportbetrieb: Die Belegschaft ist unterwegs, startet und endet an verschiedenen Depots, arbeitet weit vom Büro entfernt. Das stellt eigene Anforderungen an Erfassung, Dokumentation und Steuerung:

  • Vollständige Arbeitszeiterfassung neben dem Tachographen: Der Tachograph erfasst die Lenkzeit, nicht die gesamte Arbeitszeit. Für § 21a ArbZG und die allgemeine Erfassungspflicht braucht es eine eigene Erfassung — mobil per App, weil niemand an einer zentralen Stempeluhr vorbeikommt. Die Methoden und ihre Grenzen (auch beim Thema GPS) zeigt der Beitrag Digitale Stempeluhr & Zeiterfassungs-Methoden; dass Arbeitszeit überhaupt vollständig zu erfassen ist, erklärt Zeiterfassung: Pflicht seit dem BAG-Urteil.
  • Dokumentation für Kontrolle und Lohn: Die erfassten Zeiten dienen doppelt — als Nachweis der Arbeitszeitgrenzen und als Grundlage für die Lohnabrechnung samt Zuschlägen und Spesen. Wo die besondere Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG greift, hilft der Beitrag Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG.
  • Depot- und Rechtekonzept: Disponenten planen und erfassen ihre Standorte, die Zentrale behält den Überblick über alle Depots, Fahrzeuge, Qualifikationen und Kosten. Wo ein Betriebs- oder Personalrat besteht, bestimmt er bei Lage und Verteilung der Arbeitszeit sowie bei der Einführung überwachungsfähiger Systeme mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 6 BetrVG) — siehe Mitbestimmung des Betriebsrats.
  • Ist gegen Soll: Die erfassten Ist-Zeiten laufen gegen die geplanten Sollstunden und in ein Arbeitszeitkonto — so bleiben Über- und Minusstunden transparent und die Personalkosten steuerbar.

Vom Excel-Plan zur Dienstplan-Software

Viele Transportbetriebe starten mit einer Excel-Vorlage — und stoßen schnell an Grenzen: keine automatische Prüfung von Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit und Pausen über mehrere Depots, kein Blick auf Führerscheinklassen, Schlüsselzahl 95 und Fahrerkarte mit Ablaufdatum, kein sauberer Umgang mit geteilten Diensten und Bereitschaftszeiten, keine mobile Erfassung für die unterwegs arbeitenden Fahrer, kein laufender Soll-Ist-Abgleich. Genau diese Punkte deckt eine Dienstplan-Software ab.

Auf der Personalseite führt eine Software wie Aplano die Bausteine dieses Guides in einem System zusammen:

  • Depots und Touren statt nur Schichten: Dienste je Standort, Fahrzeug und Umlauf anlegen und Fahrer mit passender Qualifikation zuordnen.
  • Qualifikation als harte Bedingung: Führerscheinklasse, BKrFQG-Weiterbildung (Schlüsselzahl 95), Fahrerkarte, ADR und ärztliche Untersuchungen mit Ablaufdatum je Person führen; wer nicht (mehr) passt, lässt sich für die Tätigkeit nicht einteilen.
  • Arbeitszeitregeln automatisch: Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten und Pausen nach § 21a ArbZG werden beim Planen geprüft — inklusive geteilter Dienste und Bereitschaftszeiten.
  • Geteilte Dienste sauber abbilden: zwei Blöcke am selben Tag mit unbezahlter Unterbrechung, die Dienstspanne sichtbar, die Lücke automatisch aus der Arbeitszeit gerechnet.
  • Ausfälle auffangen: offene Dienste per Push an geeignete, verfügbare Fahrer ausschreiben — depot- und standortübergreifend statt Telefonkette.
  • Mobile Erfassung & Export: Arbeitszeiterfassung per App neben dem Tachographen, Soll-Ist-Abgleich, Arbeitszeitkonto und Lohnexport in einem Fluss.

Der Umstieg lohnt sich meist schon dann, wenn die eingesparte Planungszeit, die vermiedenen Verstöße gegen Arbeits-, Lenk- und Ruhezeiten sowie Qualifikationsvorgaben und die geringere Fluktuation die Softwarekosten übersteigen — was in einem so personal- und regelintensiven Geschäft schnell der Fall ist.

Dienstplanung im Transport- und Fahrdienst — auf einen Blick

  • Bedarf aus Touren- und Umlaufplan: Güterverkehr aus Aufträgen und Touren, ÖPNV aus Fahrplan → Umlaufplan → Dienstplan; ein Fahrzeug bindet mehrere Fahrer, mehrere Depots parallel im Blick.
  • Zwei Zeitregime gleichzeitig: fahrzeugbezogene Lenk- und Ruhezeiten (VO (EG) 561/2006) plus personenbezogene Arbeitszeit (§ 21a ArbZG); es zählt die jeweils strengere Grenze.
  • Lenk- und Ruhezeiten: 9 h/Tag (2× 10 h), 56 h/Woche und 90 h/Doppelwoche, 45-Minuten-Pause nach 4,5 h, 11-/9-Stunden-Tagesruhe, 45-/24-Stunden-Wochenruhe mit Ausgleich, Kabinenschlafverbot; Mobilitätspaket ab 1.7.2026 auch 2,5–3,5 t grenzüberschreitend.
  • Arbeitszeit § 21a ArbZG: Ø 48 h/Woche (bis 60 h im 4-Monats-Ausgleich), Bereitschaftszeit gesondert, Pausen nach 6 h, nachts max. 10 h/24 h.
  • ÖPNV-Sonderfall: Linienverkehr bis 50 km → nationale FPersV statt EU-Verordnung; TV-N-Tarife, geteilte Dienste, Betriebs-/Personalrat.
  • Qualifikation als harte Bedingung: Führerschein C/CE/D/DE, BKrFQG-Weiterbildung 35 h/5 Jahre (Schlüsselzahl 95, sonst Bußgeld bis 20.000 €), Fahrerkarte, ADR, ärztliche Untersuchungen — mit Ablaufdatum.
  • Digitaler Tachograph: Fahrerkarte alle 28 Tage, Massenspeicher alle 90 Tage auslesen, 28 Tage mitführen, Kontrolle durch Polizei und BALM; erfasst Lenkzeit, nicht die gesamte Arbeitszeit.
  • Nacht/Sonntag/Feiertag: im Verkehr erlaubt (§ 10 ArbZG), Ersatzruhetag und 15 freie Sonntage; Nachtarbeitsschutz § 6; Zuschläge § 3b EStG nur per Tarif/Vertrag.
  • Ausfälle & Bindung: Springerpool 15–20 %, Einspringen freiwillig, offene Schicht per Push; früh veröffentlichen, unbeliebte Dienste fair rotieren, gegen Fahrermangel und Fluktuation.
  • Erfassung & Multi-Standort: vollständige Arbeitszeiterfassung neben dem Tachographen, § 17 MiLoG beachten, Soll-Ist je Depot, Rechtekonzept, Mitbestimmung § 87 BetrVG.

Häufige Fragen zur Dienstplanung im Transport- und Fahrdienst

Welche Lenk- und Ruhezeiten gelten für LKW- und Busfahrer?

Für Fahrzeuge über 3,5 Tonnen im Güterverkehr und für Busse mit mehr als neun Sitzplätzen gilt die EU-Verordnung (EG) Nr. 561/2006. Die wichtigsten Grenzen: Die tägliche Lenkzeit beträgt höchstens 9 Stunden, zweimal pro Woche darf sie auf 10 Stunden verlängert werden. Pro Woche sind maximal 56 Stunden Lenkzeit erlaubt, in zwei aufeinanderfolgenden Wochen zusammen höchstens 90 Stunden. Nach spätestens 4,5 Stunden Lenkzeit ist eine Fahrtunterbrechung von 45 Minuten fällig (teilbar in 15 + 30 Minuten). Die tägliche Ruhezeit beträgt regelmäßig 11 Stunden, sie darf bis zu dreimal zwischen zwei Wochenruhezeiten auf 9 Stunden verkürzt werden. Die wöchentliche Ruhezeit beträgt regelmäßig 45 Stunden und darf jede zweite Woche auf 24 Stunden reduziert werden — die Differenz ist dann innerhalb von drei Wochen auszugleichen. Die regelmäßige Wochenruhezeit darf seit dem EU-Mobilitätspaket nicht mehr in der Fahrzeugkabine verbracht werden; der Arbeitgeber muss eine geeignete Unterkunft ermöglichen.

Was ist der Unterschied zwischen Lenkzeit und Arbeitszeit?

Das sind zwei getrennte Rechtsbegriffe, die im Fahrdienst gleichzeitig gelten. Die Lenkzeit ist nur die reine Zeit am Steuer und wird über den Tachographen fahrzeugbezogen nach der VO (EG) 561/2006 begrenzt. Die Arbeitszeit umfasst darüber hinaus alles, was der Fahrer sonst noch tut — Be- und Entladen, Warten auf die Abfertigung, Fahrzeugpflege, Tanken, Papierkram — und richtet sich personenbezogen nach den Sondervorschriften des § 21a Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Danach darf die durchschnittliche Arbeitszeit 48 Stunden pro Woche nicht überschreiten; eine Verlängerung auf bis zu 60 Stunden ist möglich, wenn im Schnitt von vier Kalendermonaten (oder 16 Wochen) die 48 Stunden eingehalten werden. Bereitschaftszeiten, deren Dauer im Voraus bekannt ist, zählen dabei unter bestimmten Voraussetzungen nicht zur Arbeitszeit. Wer nur die Lenkzeit im Blick hat, plant zu knapp: Ein Fahrer kann seine Tageslenkzeit noch nicht ausgeschöpft haben und trotzdem an der Arbeitszeitgrenze stehen.

Gelten für Busfahrer im Linienverkehr dieselben Regeln wie im Fernverkehr?

Nicht immer. Für den Linienverkehr mit einer Linienlänge bis 50 Kilometer — das ist der typische Stadt- und Regionalbusverkehr im ÖPNV — gilt eine Ausnahme: Statt der EU-Verordnung (EG) 561/2006 greifen hier die nationalen Regeln der Fahrpersonalverordnung (FPersV). Sie kennen eigene Vorgaben zu Lenkzeiten, Fahrtunterbrechungen und Ruhezeiten, die auf den Linienbetrieb zugeschnitten sind. Überschreitet eine Linie die 50-Kilometer-Grenze, gilt wieder die EU-Verordnung. Zusätzlich sind im ÖPNV fast immer Tarifverträge (etwa der TV-N in den einzelnen Bundesländern) einschlägig, die Dienstlänge, geteilte Dienste, Pausen und Zulagen regeln. Praktisch heißt das: Ein Verkehrsbetrieb muss je Linie und Fahrzeug wissen, welches Zeitregime gilt, und der Dienstplan muss beide sauber trennen.

Welche Qualifikationen brauchen Berufskraftfahrer im Dienstplan?

Im Fahrdienst entscheidet die Qualifikation, wer überhaupt ein bestimmtes Fahrzeug bewegen darf — sie ist eine harte Planungsbedingung. Dazu zählen die passende Führerscheinklasse (C/CE im Güterverkehr, D/DE im Personenverkehr), die Berufskraftfahrer-Grundqualifikation und die verpflichtende Weiterbildung nach dem Berufskraftfahrer-Qualifikationsgesetz (BKrFQG): 35 Stunden in fünf Modulen à 7 Stunden innerhalb eines Fünf-Jahres-Zyklus, nachgewiesen über die Schlüsselzahl 95 im Führerschein (mit Ablaufdatum). Ohne gültige Schlüsselzahl 95 darf im gewerblichen Verkehr nicht gefahren werden — das kostet den Fahrer ein Bußgeld bis 5.000 € und den Unternehmer bis 20.000 €. Hinzu kommen die persönliche Fahrerkarte für den digitalen Tachographen, gegebenenfalls eine ADR-Bescheinigung für Gefahrguttransporte und arbeitsmedizinische bzw. augenärztliche Untersuchungen bei den Klassen C und D. Alle diese Nachweise haben ein Ablaufdatum und gehören mit Erinnerung in die Stammdaten.

Dürfen Fahrer im Transport- und Fahrdienst sonntags und nachts fahren?

Ja. Das grundsätzliche Sonn- und Feiertagsverbot des § 9 ArbZG kennt in § 10 ausdrücklich eine Ausnahme für den Verkehr — genannt sind unter anderem die Personen- und Güterbeförderung. Anders als etwa im Einzelhandel oder im reinen Lager ist Sonntags- und Feiertagsarbeit im Fahrdienst damit ohne Einzelgenehmigung zulässig. Zwei Dinge bleiben aber zu beachten: Jede Sonntagsschicht löst einen Ersatzruhetag aus (innerhalb von zwei Wochen), und mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen frei bleiben (§ 11 ArbZG). Nachtarbeit ist ebenfalls erlaubt, unterliegt aber dem Nachtarbeitsschutz des § 6 ArbZG und den Sonderregeln des § 21a — im Nachtzeitraum ist die Arbeitszeit je 24-Stunden-Zeitraum auf 10 Stunden begrenzt. Steuerfreie Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit nach § 3b EStG sind davon eine getrennte Frage; einen gesetzlichen Anspruch auf sie gibt es nur, soweit Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag ihn vorsehen.

Ersetzt der digitale Tachograph die Arbeitszeiterfassung?

Nein. Der digitale Tachograph (das Kontrollgerät nach der VO (EU) 165/2014) zeichnet fahrzeugbezogen auf, was am Steuer passiert: Lenkzeiten, Fahrtunterbrechungen und Ruhezeiten, gespeichert auf der persönlichen Fahrerkarte. Er dokumentiert damit die Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten, nicht aber die gesamte Arbeitszeit im Sinne des § 21a ArbZG — Be- und Entladen, Warten oder Rangieren ohne Fahrt erfasst er nur, wenn sie manuell nachgetragen werden. Zusätzlich gilt seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 die allgemeine Pflicht, die gesamte Arbeitszeit aller Beschäftigten zu erfassen. Transportbetriebe brauchen deshalb beides: die tachographengestützte Lenkzeitdokumentation und eine vollständige Arbeitszeiterfassung. Die Fahrerkarte ist mindestens alle 28 Tage auszulesen, der Massenspeicher des Fahrzeugs mindestens alle 90 Tage; die Daten sind aufzubewahren.

Hinweis: Dieser Beitrag ist redaktionell sorgfältig recherchiert (Quellen u. a. VO (EG) Nr. 561/2006, VO (EU) Nr. 165/2014, das EU-Mobilitätspaket, §§ 6, 9, 10, 11, 21a ArbZG, die Fahrpersonalverordnung (FPersV) und das Fahrpersonalgesetz (FPersG), das Berufskraftfahrer-Qualifikationsgesetz (BKrFQG), § 3b EStG, § 17 MiLoG, § 87 BetrVG sowie die einschlägigen Tarifverträge des Nahverkehrs) und gibt einen allgemeinen, praxisorientierten Überblick — Stand: August 2026. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Der genaue Anwendungsbereich der Lenk- und Ruhezeiten, die Ausnahmen und Reduzierungsmöglichkeiten, die Behandlung von Bereitschafts- und geteilten Diensten, die Zulässigkeit von Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit, die Qualifikations- und Aufzeichnungspflichten sowie die tariflichen Vorgaben sind im Einzelfall zu prüfen; dafür sind das jeweils geltende Recht, der einschlägige Tarifvertrag sowie ggf. Betriebs- oder Personalrat und rechtlicher Rat heranzuziehen.